El flujo de trabajo del método “getting things done”

Posts anteriores: Método “Getting Things Done, the art of stress-free productivity” para el control de tus tareas

Continuando con la serie de posts sobre el GTD, voy a dar mas detalles del método. Como dice el libro de Allen, se el flujo de trabajo basa en cinco etapas:

• Recopilar: el 100% de las cosas que tú crees que están incompletas en tu mundo, y sacarlas de tu mente. Has de recolectarlas en el mínimo de lugares posibles. El sistema de recopilación ha de formar parte de tu vida, y has de llevarlo siempre encima. Pero has de encontrar sistemas prácticos en cada situación en la que te encuentres. Las “tareas” se recopilan en bruto, sin dar detalles de cómo se ejecutan. Al lugar donde recolectamos lo llamaremos inbox.
• Procesar: hemos de vaciar nuestros inbox de tanto en tanto. No hay que ir procesando a medida que llegan las cosas, hay que recopilar, y de tanto en tanto procesar la lista y decidir.
  Para cada una de las entradas que tienes en tu inbox te has de preguntar si es algo que requiere una acción. Si esa acción se puede realizar en menos de dos minutos, hazlo directamente. Sino pasa a quedar pendiente de organizar. ¿Por qué dos minutos? Se trata de preguntarse si tardas menos haciendo la acción o guardándola para su posterior ejecución. Por lo tanto nos hemos de preguntar que nos sale más a cuenta, hacer o guardar.
  Si una entrada en el inbox no requieren una acción se puede desechar, y las borraremos; también puede ir a la lista de temas pendientes de pensar en ella, algo que nos interesa pero que no tenemos claro como llevar a cabo; o a nuestro archivo, porque tiene información que nos puede servir más adelante.
• Organizar: Del punto anterior habremos obtenido una relación de acciones. Para cada una de ellas, pregúntate si eres la mejor persona para hacer este trabajo, si no lo eres puedes delegarla, pasándola entonces a la lista de “a la espera de otra persona”; también puede pasar que tenga una fecha imperativa de ejecución, y entonces la programas para dicha fecha; o puedes añadirla a la lista de acciones siguientes sin fecha para hacer cuando se pueda.
  Las tareas se han de agrupar por contextos, grupos de tareas que se pueden hacer juntas.
• Revisar: En el día a día, normalmente lo primero que revisarás es el calendario para ver qué cosas son imperativas en ese día. Después pasarás a la lista de acciones siguientes sin fecha para ver qué es lo que hay pendiente de hacer. Como las acciones siguientes están organizadas por contextos, te permite mirar solo lo que puedes hacer en cada momento, en cada lugar.
  Una vez al día has de procesar tu inbox y convertir las entradas en acciones siguientes, proyectos, algún día, etc.
  Una vez por semana has de revisar tus listas de proyectos, acciones siguientes, esperando a alguien, e incluso las “algún día”. Esta revisión semanal es la medida justa que te permite no olvidar la razón de cada una de las entradas que tienes en tu lista. Has de decidir qué hacer con ellas, dejarlas donde están o pasarlas a otra categoría.
• Hacer: ¿cómo escoges en cada momento que hacer? Allen nos propone un criterio basado en 4 factores:
  • Contexto. Hay acciones que se pueden hacer en cualquier sitio, como pensar en algún proyecto, pero en general las acciones se pueden hacer en un solo sitio definido.
  • Tiempo disponible. ¿Tienes algo imperativo para dentro de 15 minutos? No empieces algo que te lleve más tiempo.
  • Energía disponible. Hay cosas que requieren energía física, otras mental, y en cada momento del día podemos tener más de una que de otra. Hemos de escoger las acciones más adecuadas a cada momento.
  • Prioridad. Dado el contexto en el que estás, el tiempo de que dispones y tu energía, ¿qué te va a dar un retorno mayor de todo lo que puedes hacer? ¿Qué es más importante que hagas?

  Es importante el orden a aplicar al elegir una acción siguiente a ejecutar. En el método las prioridades son lo menos importante.

Muchas veces para finalizar una entrada en tu inbox necesitas una lista de acciones, esto es, un proyecto. En este caso, en la etapa de procesar obtendremos una lista de acciones siguientes. Tú no ejecutas un proyecto, ejecutas la lista de acciones asociada a él.

En los siguientes posts ampliaremos los diferentes tipos de inbox y como decidir las acciones siguientes.