Posts anteriores: Método “Getting Things Done, the art of stress-free productivity” para el control de tus tareas, El flujo de trabajo del método “getting things done”
Como vimos en las entradas anteriores, el método intenta reducir el estrés obligándonos a anotar todo lo que tengamos en nuestro radar en un inbox, y a ser mas productivos pensando siempre una siguiente acción para todo. En los comentarios de algún post anterior me preguntaban como ha de ser el inbox. Hoy vamos a hablar de ello.
La respuesta es, como a ti te vaya bien, como te sientas más cómodo. El inbox ha de ser algo que tengas siempre a mano para que en el mismo instante que se te ocurra algo, lo puedas apuntar para sacarlo de tu mente. Si buscáis por internet veréis que hay muchas opciones, yo os voy a dar la mía, y alguna que he preparado conjuntamente con las personas a las que he ayudado a implementar el método.
Mi solución personal es casi completamente electrónica. Yo tengo una hp ipaq hw6515, agenda electrónica y teléfono todo en uno, un cacharrito muy práctico sobre todo por su teclado que permite entrar datos mucho más fácilmente que con los gestos típicos de las anteriores agendas que había tenido. Y tengo activado el acceso a datos en mi contrato movistar.
En mi empresa tenemos un servidor Exchange 2003, y activé el conector rpc sobre https. Con esto consigo acceder al correo desde mi ipaq como desde el Outlook de mi portátil de una manera absolutamente transparente y sincronizada. Mi inbox es la bandeja de entrada de mi correo en el servidor Exchange.
Cuando se me ocurre algo y estoy delante de mi portátil, me envió un correo a mi mismo con lo que he de hacer. Cuando no estoy delante de mi portátil me envío un correo usando la ipaq. Solo hay un momento en el que no tengo ni portátil ni ipaq a mano, y es cuando me voy a la cama, y allí tengo una libretita donde apunto las cosas que se me ocurren “cuando plancho la oreja”. Con esta solución consigo tener mi inbox disponible un 100% del tiempo. Esta solución la he implementado con diferentes tipos de agenda electrónica y teléfonos potentes con muy buen resultado.
Reconozco que mi método exige muchos medios y es un poco caro. Otra solución es una libreta que substituya a mi ipaq. Esto lo he implementado con varias personas y les va muy bien. Solo hay que tener la costumbre de llevarla siempre encima y pensar en ella cuando nos acordemos de algo. Por ejemplo, una amiga se cambia de ropa para trabajar, y ella lo que tiene es un bloc de hojas que se pueden soltar en un bolsillo de la bata donde apunta lo que se le ocurre, y lleva una libreta en el bolso para cuando va de calle. Luego lo pasa todo al Outlook en su casa para ordenarlo y pensar las siguientes acciones.
Hay otras personas que tienen una agenda personal en papel, y le han añadido un grupo de hojitas que les hace de inbox. En este caso es mejor que uséis una hoja para cada entrada en el inbox, porque así la podéis aprovechar para las acciones siguientes. Y si buscáis en internet veréis otras opciones. Una que a mi me gusta mucho, aunque aun no la he hecho servir nunca es la de la HipsterPda. Hablaremos de las implementaciones en papel en otro post.
Un comentario sobre el gmail. Como sabéis el gmail permite acceder a la cuenta de correo con pop3 desde vuestro Outlook, Thunderbird o similares. Pero tiene un problema, y es que los correos que os enviáis a vosotros mismos, no se puede acceder a ellos desde pop3. Es una limitación muy grande del gmail. Os lo digo por si habéis pensado usar el gmail como inbox tenerlo en cuenta. No hay ningún problema para usarlo mediante web, y de hecho hay muchísimas implementaciones de GTD con gmail, pero por ejemplo para la gente que tiene mac y usa el mail integrado es una limitación muy grande. Tengo que empezar una implementación con dos amigas que tienen mac, ya os contaré como lo hacemos.
En el siguiente post hablaremos de cómo escoger las siguientes acciones.
He leido tu último post y espero hacerte una crítica constructiva, yo pienso que tus métodos de entrada de ideas en el inbox se podrían mejorar.
Empiezo por el tuyo que aparte de ser poco accesible y caro para los que no convivimos entre tantos medios como tú, así que a una gran parte de los que intentamos usar el método GTD no nos servirá como ejemplo,yo le encuentro poca efectividad a la hora de las entradas del inbox. Tu dices que te envias un correo cada vez que se te ocurre algo, hasta ahí bien, recopilas todo y lo envias hacia el mismo sitio, pero cuando has de reconvertir esa lista en tareas, has de ir buscando todos tus correos entre la inmensidad de correos que te llegarán a lo largo del día? No sé muy bien cómo lo tienes, pero si las entradas de correos son como las mias por orden de llegada, me parece una perdida de tiempo que tengas que repasar, aunque el tiempo sea mínimo, el resto de la lista para buscar los tuyos.
El método que utiliza tu amiga de tener dos sistemas de entrada en papel con papeles sueltos también me parece poco efectivo, ¿tanto le cuesta pasar la libretita del bolso al bolsillo? ¿No se trataba de evitar multiples sitios donde ir apuntando las cosas? Entiendo el cambio del medio electrónico al de papel, pero no utilizarás el ipaq si estás delante o tienes accesible el ordenador, ¿verdad?
Y por fin el último el de utilizar una agenda, una hoja para cada entrada y en ellas las tareas, cuando estas en un contexto, qué, ¿llevas un montón de hojas dando vueltas?, ¿no era de eso de lo que teniamos que huir? De las hojas en las que teniamos las cosas apuntadas de forma suelta.
Bueno, después de tanta crítica, diré como lo hago yo a lo mejor a alguien le puede servir.Seguro que también tiene sus contras pero de momento a mi me funciona. Si estoy delante o cerca del ordenador van directamente al outlook, y si estoy fuera me voy enviando notas con mi ipaq, de esta manera va todo al mismo sitio, sin paja por medio. Cuando la conecto en el cargador la tengo para que se sincronice con el ordenador y así me pasa al outlook, otras veces me es más cómodo llevar mi libretita, sobre todo cuando estoy fuera en la calle, (me pesa menos en el bolso, no soy de las que lo sobre carga).
Comment por M. A. — 14 Abril 2007 @ 11:40 am
Todas las criticas constructivas de mi blog son aceptadas. Eso es lo que hace grande a un blog.
Sobre mi método, como ya digo, es verdad que es hitech, pero por mi trabajo estoy en contacto con mucha gente de empresa, y los médios que yo tengo son los que tienen en estos momentos muchas personas, por lo que creo que es un método bastante válido. Sobre lo de los correos, en otro post pensaba hablar sobre mi método para mantener mi inbox organizado y priorizado, y mis correos controlados. Para que te hagas una idea, yo recibo al dia aproximadamente 600 correos, de los cuales realmente solo 20 o 30 llegan a mi inbox de trabajo, los otros van a otras carpetas. Y cada dia mi inbox queda vacio, totalmente vacio, no uso el inbox como medio de almacenamiento. Esto es la gran diferencia, y es algo que trabajo con las personas a las que les ayudo con el método, política de inbox limpio.
Si es verdad que el tener dos sistemas de papel puede ser un lio, pero por desgracia mi amiga es un poquito despistada, y siempre olvidaba coger la libretita. Al menos de esta manera consegui que por no tener nada donde apuntar no hiciera servir el método. Pero ya lo habia dicho, se trata de buscar lo que te vaya mejor a ti. Si quieres te puedo ayudar.
Sobre lo de las hojas sueltas, en otro post hablaré de ello para que veas como se consigue no ir con hojas sueltas. Pero como anticipo, es tan fácil como llevarlas unidas con una pinza para papel. Y tener una hoja para cada entrada nos ayuda a escribir en ella las siguientes acciones. En el fondo es lo mismo que tener diferentes tareas en el outlook, pero con papel.
Me gusta mucho que comentes tu método, seguro que a alguien le puede servir. Y por cierto, es también muy hitech, no se diferencia tanto del mio, usas una ipaq, el outlook y papel… ¿Podrias decirme si el método te sirve para organizate y tener menos estres?
Comment por tambuzi — 14 Abril 2007 @ 12:05 pm
Veo que uno puede adapatar el método según sus necesidades en cada momento, eso me relaja. No sé si lo he entendido bien, pero entonces no hay cosas ni bien hechas, ni mal hechas. Lo que para mi puede ser bueno para otro no.
Seguiré atenta a lo que nos vayas contando para ver cómo nos desvelas poco a poco nuestras dudas.
Si la base es descargar nuestra cabeza e ir avanzando en las siguientes acciones creo que me ha servido para organizarme, y sobre todo para evitar que procastine.
Comment por M. A. — 14 Abril 2007 @ 12:48 pm
El libro de Allen dice solo que todo ha de estar apuntado, y que para cada entrada hay que tener una siguiente acción. Luego tu te lo has de montar como quieras o te vaya bien, es cuestión de comodidad.
Me alegro que te sirva para algo el método. ¿Eres mas feliz?
Comment por tambuzi — 14 Abril 2007 @ 12:51 pm
Para una solución hi-tech, tu flujo de trabajo me parece bastante difícil. ¿Por que utilizas correo para apuntar sus ideas, y no las notas de tu iPac?
Yo mismo utilizo un Palm, y normalmente entro mis ideas directamente en mi lista de tareas.
Comment por Jeroen Sangers — 17 Abril 2007 @ 10:29 am
Bueno, yo prefiero que mi inbox sea único, y luego convertirlo en tareas en el outlook solo una vez al día, clasificarlo en contextos, programarlas, etc etc. Asi en un mismo sitio tengo las cosas que me envio yo a mi mismo y las que me envia la gente para hacer. Ademas hago servir un plugin para el outlook llamado clearcontext que me permite convertir correos en tareas de una manera muy agil. Piensa que mi ipaq tiene teclado qwerty completo, por lo que enviarme un mail es super rápido y ágil. Y yo estoy casi siempre delante de mi portátil, la agenda solo la uso para leer correos cuando no estoy delante de mi portátil, o para enviarme cosas a mi mismo cuando no estoy delante de mi portátil, pero vaya, que casi siempre uso el portátil.
También tengo unas macros que me permiten en una tarea de outlook poner las acciones siguientes asociadas y esa macro misma me va cambiando el título de la tarea segun la acción siguiente que tengo que ejecutar al yo finalizar la acción.
Tenía intención de explicarlo en otro post y poner todas las macros que he creado.
Comment por tambuzi — 17 Abril 2007 @ 10:56 am
Parece que nuestros sistemas son muy parecidos. Normalmente utilizo Outlook con el GTD add-in y algunos macros (GTD Police) para generar las próximas acciones.
Comment por Jeroen Sangers — 17 Abril 2007 @ 11:19 am
Si, por lo que veo si. Yo usé el GTD addin, pero me convenció mas el clearcontext por el tema de organizar el inbox por pesos según criterios, ya sabes, es el centro de mi sistema. Y no conocía esas macros que me comentas, las voy a mirar, a ver si he trabajado para nada
Comment por tambuzi — 17 Abril 2007 @ 11:58 am
No creo que has trabajado para nada, por que el GTD Police utiliza campos generados por el GTD add-in, y por tanto solo funcione si utilizas el add-in. Si quieres puedo enviarte el macro por correo.
Comment por Jeroen Sangers — 17 Abril 2007 @ 12:29 pm
La he visto en el foro del GTD addin, no hace falta, muchas gracias.
Mi macro es independiente del addin que utilices, solo mira cosas en el cuerpo de la tarea texto con un formato sencillito. A mi me va de película. Si la quieres te la envio sin problemas, la pienso publicar en el blog.
Comment por tambuzi — 17 Abril 2007 @ 12:48 pm
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