Posts anteriones: Como escoger el inbox en el “getting things done”, El flujo de trabajo del método “getting things done”, Método “Getting Things Done, the art of stress-free productivity” para el control de tus tareas
Como ya dije en los posts anteriores, el GTD se basa en recolectar todo lo que tengamos que hacer en un inbox centralizado, y para cada una de esas cosas tener siempre pensada una acción siguiente. La parte de la recolección nos ayuda a combatir el estrés, y la de pensar las acciones siguiente nos ayuda con la productividad.
Por lo tanto, cuando vaciamos el inbox hemos de pensar siempre que es lo que tenemos que hacer para que cada entrada se ejecute. Según mi experiencia y lo que he podido recopilar por internet de otras personas, los errores típicos que se llevan a cabo al escoger las acciones siguientes son:
- Traspasamos directamente una entrada en el inbox a acción siguiente. No nos paramos a pensar que es lo que realmente se tiene que hacer. Con esto solo conseguimos una parte del método, nos quitamos el estrés. Hemos de pensar siempre que es lo que tenemos que hacer para que las cosas avancen.
- Son acciones demasiado genéricas. Muchas veces apuntamos acciones que no son unitarias, son como mini proyectos. Por ejemplo “pintar la cocina” no es una primera acción. Por ejemplo podría ser “escoger el color para pintar la cocina”.
- No es realmente la siguiente acción a realizar. Por ejemplo “cambiar bombilla del baño” no es una buena primera acción, debería ser por ejemplo “desmontar la bombilla del baño para saber de qué tipo es”.
- Usamos demasiado las fechas. Quiero decir que a todas las siguientes acciones les ponemos una fecha. Eso no funciona bien porque no nos deja espacios para los imponderables, aquellas cosas sobre las que no podemos influir en el día a día. Hemos de huir de la programación detallada. Además nos produce estrés el ver que no acabamos todo lo que teníamos que hacer en el día. Es mejor tener el máximo de acciones sin fecha, solo poner día fijo a aquellas que tengan imperativamente una fecha de final.
Y si queremos de verdad poner fecha para obligarnos a hacer cosas, escogemos de nuestra lista de siguientes acciones solo 2 o 3 que consideremos importante hacer ese día, y las hacemos las primeras por la mañana. - No es un compromiso sino algo que nos interesa. Por ejemplo “aprender francés” es algo en lo que tenemos interés, pero no es algo sobre lo que podamos actuar.
Las acciones siguientes se han de agrupar en contextos. Por si os puede servir de algo, aquí tenéis mi lista de contextos:
- @Algun dia. Cosas que he apuntado, pero que no tengo claro que hacer con ellas. Normalmente guardo temas de los que no he pensado una acción siguiente.
- @PC. Yo estoy la mayor parte del tiempo delante de mi portátil.
- @Trabajo y @Casa. Estos son claros, cuando estoy en la oficina o en casa, y no estoy delante de mi portátil.
- @Web. Cuanto estoy navegando, o sea es un subconjuto de la @PC, pero con conexión a internet.
- @Blog. Cosas de las que me gustaría hablar aquí.
- @Nombre de la persona. Tengo contextos para algunas personas, con las que más trato, para no olvidar cosas que tengo que comentar o delegar.
Ya os comenté que yo trabajo con el Outlook. A las tareas les asigno el estado “a la espera de otra persona”, pero no las muevo de su contexto, cuando he hablado con la persona en cuestión para que haga algo o espero que me responda a alguna pregunta.
En el próximo post de GTD hablaremos de cómo gestiono mi lista de acciones siguientes.
Hola
Dices “cuando vaciamos el inbox hemos de pensar siempre…”, entiendo que en el inbox se trata de un e-mail en el caso de hablar del Outlook, pero cuando defines cual es la siguiente acción:
A. ¿Vuelves a crear otro mail?
B. ¿Lo conviertes en una tarea?
C. ¿Lo envías al calendario?
D. Todo lo anterior y alguno más.
En caso de ser la D ¿en qué más se puede convertir?
Bueno, el test es fácil, espero que saquéis buena nota…
Saludos
Hola.
¿Qué es el contexto exactamente? No en cuanto a concepto, que lo tengo claro, sino en cuanto a objeto de Outlook: ¿una carpeta de tareas, una categoría de la tarea, una task area?
¿O es que no quieres entrar todavía en la implementación con el Outlook en concreto y prefieres ir explicando los conceptos?
Gracias
Jordi
Para Israel:
La respuesta es la B. Yo utilizo el plugin de clearcontext para convertir los correos en tareas. Y tengo una macro que me permite, escribiendo en el cuerpo del mensaje con un formato determinado, poner las siguientes acciones, y la macro me las substituye en el título de las tareas.
Para Jordi:
En mi caso, en el outlook los contextos son categorías del outlook.
Tengo intenciones de continuar con mi implementación en los otros posts para que veais como me lo momto yo con el outlook en windows, y de explicar como se lo montan otras amigas con el mac y con papel.
Hola Jordi,
Me interese mucho leer como trabajan otras personas, y por tanto te he añadido a mi lista de blogs para seguir.
@Israel: también puedes arrastrar mensajes a la carpeta de tareas para convertirlos en tareas.
Muchas gracias, Jeroen
¿explique que significa agrupar y de un ejemplo
Respuesta a Martinez.
Bueno, agrupar significa hacer juntas todas las cosas que se pueden hacer en un momento dado. Supongamos que tenemos cuatro tareas en nuestro inbox: buscar información de cursos de coaching, instalar el office 2007, buscar programas de gestión de tareas, comprar cereales para el desayuno.
La primera y la tercera se pueden hacer cuando estemos conectados a internet, por lo tanto tendríamos un contexto @Web. La segunda cuando estemos delante del PC, por lo tanto un contexto @PC. Y la última cuando estemos en un supermercado, por lo tanto tendríamos un contexto @Compras.
Asi nuestra lista de tareas quedaría:
@Web: buscar información de cursos de coaching, buscar programas de gestión de tareas
@PC: instalar el office 2007
@Compras: comprar cereales para el desayuno
Las tareas del contexto @Web están agrupadas, ya que cuando nos conectemos s internet, intentaremos hacerlas las dos juntas.
Espero que quede claro el concepto.