Como gestiono yo mi revisión diaria del inbox en el “getting things done”

Posts anteriores: Las siguientes acciones en el “getting things done”, Como escoger el inbox en el “getting things done”, El flujo de trabajo del método “getting things done”, Método “Getting Things Done, the art of stress-free productivity” para el control de tus tareas

Como ya os comenté anteriormente, yo utilizo mayoritariamente un inbox para las cosas que reclaman mi atención, y coincide con el inbox del correo electrónico. Tengo una PDA con GPRS con la que me envió correos a mi mismo con las cosas que se me pasan por la cabeza, especificadas en el asunto. Tengo mi correo configurado de manera que no me avise cuando me llegue un nuevo mensaje, y de esa manera no me distraigo de lo que estoy haciendo.

Una vez al día, normalmente por la noche o a primera hora de la mañana, proceso la lista de correos que tengo. Tengo Outlook 2007, y para ser más eficiente utilizo el plugin clearcontext. Que consigo con este plugin:

• Me permite convertir un correo en tarea, y además me adjunta el correo en forma de texto y como un fichero adjunto, de manera que a simple vista tengo toda la información y si he de responder al correo lo puedo hacer sin más complicaciones desde la tarea. Además me abre la tarea para poder hacer retoques, por ejemplo asignarla a un contexto.
• Me permite crear una cita en mi calendario, adjuntando también el mensaje de correo.
• Me permite delegar una tarea en otra persona. Lo que hace realmente es reenviar el correo que yo tengo en mi inbox, y además me crea una tarea de seguimiento con el mismo asunto que el mensaje de correo. Esta tarea se cancela automáticamente cuando recibes respuesta de la persona en la que has delegado. Y además antes de grabar la tarea te permite modificarla para añadir el contexto.
• Me permite muy rápidamente archivar los mensajes en carpetas; y además cuando tú has archivado un mensaje, si llega algo del mismo tema, el mismo lo archiva donde tú lo hayas puesto cuando se lo dices.
• Permite categorizar por peso los correos de tu inbox según bastantes criterios, como clasificación de contacto, si tú eres el destinatario o estas como copia, si hay varios destinatarios, y otros criterios varios.

El plugin no es perfecto, tiene dos problemas:

• Yo uso rpc sobre https contra mi servidor Exchange. El plugin añade unos campos personalizados a los mensajes que luego llena según sus algoritmos cuando me entra un correo nuevo. Cuando arranco el Outlook, a veces algunos mensajes quedan con esos campos sin rellenar, por lo que se pierde toda la funcionalidad. Yo lo soluciono modificando alguna cosa de la configuración y forzando una relectura de la lista de mensajes.
• Se usan entradas de formato automático para asignar colores a los mensajes. Estas entradas tienen las condiciones creadas en ingles, por lo que en mi Outlook en castellano no funcionan. Es tan fácil como modificarlas a mano y entrarlas en castellano cuando se instala el programa.

En su día abrí una incidencia a la gente de ClearContext y al principio me contestaron muy rápido con posibles soluciones, pero ninguna de ellas funcionó. Quedamos en que intentarían conseguir un entorno de prueba como el mío para mirar de solucionar el primer problema, pero ya no he vuelto a saber de ellos. Aun y así, los problemas no son tan graves, y a mí me funciona fantásticamente.

Como ya os comenté en otro post, yo no pongo fecha a mis tareas a no ser que sea imperativa. Al empezar con el GTD, cada noche me preparaba las cosas que iba a hacer al día siguiente poniéndoles fecha, pero eso fue un fracaso, ya que nunca podía hacer lo que me había programado. Ahora solo me pongo con fecha alguna tarea que verdaderamente quiera hacer al día siguiente porque prioridad o interés, además de las que tienen realmente fecha de caducidad.

Para los contextos uso las categorías de Outlook. En la versión 2007 estas están muy mejoradas, pudiéndose asignar a una tarea o mensaje de una manera fácil, y con colores para cada categoría que te permite de una manera visual ver el contexto de cada tarea.

En el próximo post os enseñaré mis vistas personalizadas de tareas y os pondré el código SQL que permite verlas tal como yo quiero.