La tarea más importante del jefe de proyecto en un arranque de ERP

Como ya os he contado en alguna otra entrada, una de las tareas más importantes que tendré que realizar en la nueva empresa es la de dirigir una implantación de Sap R3. Hace ya algunos días que el equipo de implantación de la consultora aterrizo en la empresa y empezó la toma de requerimientos. Eso implica muchas reuniones con los usuarios clave de cada área de la compañía para recopilar información, transcribirla en documentos electrónicos, para luego empezar a parametrizar el sistema para adaptarlo a los requerimientos establecidos, luego las pruebas, el arranque… En resumen, significa que el equipo de implantación se va a pasar muchos meses por aquí, y necesitan algún sitio digno donde trabajar. Normalmente el equipo es grande, en nuestro caso son 10 personas, por lo que el sitio ha de ser grande también.

En mi planta del edificio de oficinas, ya que se están realizando cambios de ubicación de departamentos, quedaba un espacio grande entre los departamentos de recursos humanos y logística, y allí vamos a instalar a los consultores. El otro día tomaron posesión del espacio, y el jefe de proyecto por parte de la consultora me indicó que no le gustaba mucho el sitio porque estaba en medio de las oficinas, y eso querría decir que estarían demasiado accesibles y que tendrían demasiadas interrupciones en el momento del arranque.

Sobre las interrupciones, he de decir que son el gran problema de los arranques de un ERP. Por desgracia, está demostrado que las interrupciones pueden retrasar muchísimo el trabajo, no solamente de un consultor, sino de cualquier persona. Está demostrado que podemos tardar hasta 15 minutos en recuperar el hilo de lo que estábamos haciendo después de una parada que nos hace cambiar lo que estábamos haciendo por otra cosa diferente. Aquí hago un inciso y enlazo con el GTD. ¿Recordáis para qué sirven los contextos en el GTD? Justamente para esto, para no cambiar de tipo de tarea tantas veces y ser mucho más eficientes.

Todo lo anterior viene a cuento de lo que siempre he creído que era mi misión principal en la dirección de equipos, y aun más en los arranques de un ERP, y es conseguir que las personas trabajen al máximo rendimiento. ¿Cómo se alcanza ese objetivo? Pues justamente intentando que sean interrumpidas lo mínimo posible. Yo intento al máximo canalizar todos los problemas que vas saliendo en un arranque, tomo nota de ellos, intento obtener datos de cómo reproducir el problema en el sistema, y voy asignando los temas a las personas de mi equipo por prioridad, intentando al máximo no interrumpir lo que estén haciendo a no ser que sea de vital necesidad. Muchas veces hay incidencias que requieren mucha concentración de una persona, y creo que mi responsabilidad es aguantar la presión de los usuarios para que esa persona tenga esa tranquilidad.

Por lo tanto, la tarea más importante de un jefe de proyecto en un arranque de un ERP, según mi opinión, es ser el centro de las quejas y problemas de los usuarios, para que los consultores realmente puedan hacer su trabajo con tranquilidad. ¿Qué opináis?