Como organizo la información en mi ordenador

Esta entrada viene a cuento de un comentario que me dejó Pedro Robledo en la entrada sobre el meme de las revistas que cada uno lee. Allí yo comentaba los 1.100 libros o revistas -y subiendo- que tengo en formato electrónico y me preguntaban cómo me lo montaba para organizar tanta información.

Lo primero que me gustaría decir es que no pretendo sentar ningún tipo de cátedra con la forma como yo me organizo. Al final, esto es a gusto de cada uno, y lo que yo hago no es nada del otro mundo. Lo segundo que me gustaría destacar es que he cambiado muchas veces de método, porque ninguno me ha acabado de convencer al 100%. Os contaré el que estoy usando actualmente, pero eso no quiere decir que mañana cambie. Y también me gustaría destacar que no estoy especialmente orgulloso de lo que hago, simplemente es algo que me va bien, pero que no me convence al 100%. Con esto me pasa como con la Democracia, no es perfecta, pero es el mejor método de gobierno que conocemos, o al menos el que parece más justo.

Dicho todo esto, allá vamos. Si habéis seguido el blog, veréis que ya alguna otra vez he hablado del tema, pero justamente esta Semana Santa me replantee algunas cosas. Básicamente ahora mi sistema se centra en tres ejes, Onenote, Outlook y Windows Search. Toda la información la llevo siempre conmigo, en mi portátil HP Compaq 8710w.

El 95% de los ficheros que manejo son en formato PDF, y el resto en formatos de Microsoft y Mindmaps del Mindmanager. Los ficheros los tengo organizados por carpetas, con como máximo tres niveles de profundidad. Soy bastante simple en esto, ya que al final demasiados niveles y demasiadas carpetas complican las búsquedas. Muy importante los nombres que se les dan a los ficheros, para que de un primer vistazo veas si es lo que estas buscando.

El Outlook es el centro de mí día a día. Además del correo, calendario y contactos, en el mantengo mi GTD usando las tareas, y lo uso como lector de RSS.

Si he de anotar o destacar algo de alguno de mis ficheros o del Outlook, utilizo el Onenote. Este programa te instala un driver virtual de impresora que te permite desde cualquier programa que pueda imprimir, exportar la salida hacia una nota, y después tratarla en el. Utilizo esa utilidad, o simplemente copiar y pegar. También el Onenote posee una utilidad para copiar un trozo de una pantalla en formado de imagen de bits. Por último, uso un plugin de Firefox para las páginas web. Utilizo una Wacom para escribir o destacar las notas que me creo. Una función muy útil del programa es también la posibilidad de realizar un OCR sobre las imágenes que se copian, con lo que se consigue búsqueda por texto.

A medida que voy leyendo un libro o revista, anoto las cosas que me interesan en el Onenote, y así voy teniendo resúmenes de lo que me leo. Además creo que el problema del exceso de información es que no tenemos tiempo para pensar lo que leemos, y estos resúmenes, a los cuales acudo de tanto en tanto, me ayudan a reflexionar sobre las cosas que me han gustado, y a que calen en mi memoria y en mi forma de actuar.

No tengo tendencia a mover las cosas de sitio, quiero decir, si por ejemplo en un RSS encuentro algo que me interesa, lo guardo en el mismo Outlook, no lo copio a por ejemplo el Onenote, o me creo un PDF y lo copio al disco. Por lo que es muy importante conseguir un sistema de indexación y búsqueda que me cubra todas las posibles fuentes, y aquí entra el Windows Search. Está integrado en el Vista, y con algún plugin me indexa por contenido todo lo que tengo en el disco, Outlook, Onenote, archivos -incluso los Mindmaps-. Las búsquedas se pueden complicar mucho, con condiciones, fechas, e incluso palabras clave, y te permite guardarlas para usos posteriores. Ha sido el cambio último que he hecho, ya que hasta hace muy poco usaba el Copernic Desktop Search.

Pedro me comentaba que tal era lo de leer en el ordenador. Bueno, es como todo, hay que acostumbrarse. Mi portátil tiene una pantalla de 17″, y tanto en el trabajo como en casa tengo pantallas de 24″, y además uso resoluciones de 1920×1200 por lo que me es cómodo leer las cosas. Eso sí, las novelas las sigo leyendo en papel, no soy tan friki.

Y por último, las copias de seguridad. A estas alturas os habréis dado cuenta que la información del portátil vale muchísimo más que el hardware, por lo que hago copias de seguridad en una NAS de HP que tengo en casa, como mínimo tres veces por semana. Utilizo el Norton Save&Restore, que hace imágenes estilo Ghost de todo el disco. Soy un obseso de la seguridad de los datos. No lo olvidéis, las copias son tan importantes como el método que tengáis para organizar la información.