Uso de los mindmaps para la gestión de tareas

Hacía días que no hablaba del GTD, y ya tocaba. La verdad es que si no hablo es porque mi implementación del GTD está muy estable, y poco mas se puede añadir a lo que ya tengo montado. Pero con el cambio de trabajo he necesitado alguna herramienta más, en este caso el Mindmanager usado de manera creativa, y vale la pena que os lo cuente.

El problema está con los proyectos y sus tareas asociadas. Si, ya se que los puristas que leéis este blog me podréis decir que para eso tenemos las herramientas estilo Microsoft Project, pero yo considero que son demasiado complejas de mantener para lo que yo necesito, porque están pensadas para controlar fechas, hitos, capacidades, y yo no necesito tanto. Sobre todo no necesito tener que ponerle a todo una fecha de inicio y una de final, esa tiranía no me gusta. Aun y así, necesito algo que me permita tener controladas las tareas pendientes de un proyecto, las que tengo en curso y a quien están asignadas -muchas veces a mi mismo-, y las finalizadas y su resultado, si es que lo tienen.

Lo que he hecho es crearme un mindmap para cada uno de los proyectos que tengo en marcha, con dos ramas principales, una para las tareas que deberemos hacer en la empresa, y otra para las tareas que deberá hacer la empresa subcontratada para el proyecto, si es que la hay. Cada vez que se me ocurre algo que hacer de alguno de esos proyectos, por supuesto la apunto en mi inbox para seguir con el método GTD, y cada noche, en mi revisión diaria las traspaso al mindmap que sea. Con esto tengo controladas todas las cosas que he de hacer de cada proyecto.

Como ya sabéis, el Mindmanager permite convertir topics -cada una de las entradas de un mapa conceptual- en tareas de Outlook. Pero estaría bien poder asignar directamente desde el Mindmanager los contextos -recordad, los contextos para mi son categorías-. Para eso te has de crear un text marker con el nombre categories, y crear en el todos los contextos que tengáis. Así, con drag & drop desde la lista de marcadores puedes decir que un topic es una tarea y a que contextos va a estar asignada. Recordad que yo tengo contextos para cada una de las personas de mi equipo, para saber a quien le he asignado cada cosa, y además me he creado una categoría para cada proyecto, simplemente por una cuestión de agrupamiento. Una vez hecho esto ya se puede sincronizar con el Outlook.

Para que el software recuerde las categorías que hayáis creado, guardad el mindmap como un map template, y usadlo para los nuevos archivos de este tipo.

Con esto, de una manera sencilla, controlo mis proyectos, y uso esa herramienta fantástica llamada Mindmanager. Ahora, para acabar de mejorar el tema, me estoy creando una macro que me copie los subtopics de un topic en el cuerpo de la tarea. Pero eso, ya os lo contaré otro día.

Vuelta a la realidad, y espero que a la normalidad

Bueno, hoy por fin he conseguido poner en orden todos mis temas y parece que voy a volver a mi rutina habitual. Aunque creo que hasta final de mes mi vida va ser muy ajetreada, ya que cambio de trabajo, y ya sabéis que cuando uno dice que se va, todo el mundo pide que lo suyo sea lo último que hagas antes de irte… Y eso no es posible. Además en mi empresa actual me han pedido que les ayude a encontrar a mi sustituto, cosa que agradezco porque es una prueba final de su confianza en mí, pero eso significa estudiar currículos, hacer entrevistas… El GTD es importante para mí, pero estos días lo va a ser más.

Yo no sé vosotros, pero yo en vacaciones desconecto absolutamente de mi lista de tareas. Eso no quiere decir que no esté al tanto de lo que pasa en el trabajo, porque el correo siempre va conmigo gracias a mi ipaq hw6500. Pero la lista de tareas queda absolutamente aparcada en mi Outlook del portátil. La verdad es que el GTD me ayuda mucho a reenganchar cuando vuelvo, y a intentar estar cuanto antes a máximo rendimiento. Esto os lo tenía que haber dicho antes de empezar las vacaciones, me lo apunto para el año que viene, la revisión semanal antes de las vacaciones es muy importante ya que si desconectáis como yo, cuando volváis no os acordareis casi ni de vuestro nombre.

Aun y así, cuando he vuelto, no me acordaba casi nada del método, o sea que creo que no está mal que os de un repaso, por si os ha pasado como a mí. El GTD se basa en varios principios que os enumero como recordatorio:

1. Todo apuntado en cuanto piensas que has de hacer algo. Quiero decir que una vez se te pasa por la cabeza que has de hacer algo, lo sacas de tu mente apuntándolo en un lugar que controles y sepas que no se va a perder. A ese lugar el GTD lo llama inbox, y puede ser el correo electrónico, una libreta o el lugar que escojáis, la premisa es que sea algo accesible siempre y que no se pierda. En mi caso, utilizo el correo electrónico y mi ipaq. Con esto os quitáis el estrés de pensar en las cosas que tenéis que hacer.
2. Cada día procesáis este inbox, y movéis las entradas allá donde toque, a referencia, a algún día, o al contexto que sea. Los contextos nos permiten agrupar tareas que se pueden hacer de una vez, por ejemplo, llamadas telefónicas. ¿Sabéis que la mente humana tarda de media 25 minutos en volver a la tarea que estábamos llevando a cabo si cambiamos de contexto? Con esto el GTD nos permite ser más eficientes. También es muy importante escoger la siguiente acción, y apuntarla en el contexto adecuado, para poder avanzar en las cosas que tengáis pendientes.
3. Esto no lo dice el GTD, pero a mí me ha ido muy bien. En la revisión diaria os marcáis aquellas tareas que queráis llevar a cabo el día siguiente. Y estas las hacéis las primeras por la mañana si es posible.

Ya os comenté que mi implementación del GTD se basaba en el Outlook mejorado con un plugin y algo de programación. El viernes hablaba con mi amiga Marta, de 2+dos, con la que estuve trabajando un poco para explicarle el método hace ya algunos meses, y me explicaba como se lo montaba ella con su Mac y un programa de notas, y me comentaba si yo creía que tenía que volver al correo tal como en su día quedamos. Al final lo importante es el método, no la implementación ni las herramientas. Cada uno ha de escoger la forma de montarlo en la que está más cómodo.

Muchas gracias a todos por seguir el blog, ya que he visto que estas semanas que no he estado habéis continuado accediendo y leyendo lo que dejé preparado. Espero que esta temporada que empieza cumpla vuestras expectativas, yo lo pienso intentar.

Predicar con el ejemplo y usar el GTD

La verdad es que aquí voy a entonar el mea culpa, porque yo que tanto hablo del GTD, y convenzo a la gente y les ayudo para que los use, no lo he usado para un tema de mis vacaciones, y eso me ha producido equivocaciones y estrés. Os explico.

Este verano vamos a hacer un viaje largo con mi mujer. Nos vamos a la costa oeste de Estados Unidos. La verdad es que es un viaje que no requiere mucha programación, ya que vamos a un país donde hay de absolutamente todo, y sobre todo hoteles. Pero aun y así, ya que queríamos ir a algunos hoteles muy especiales, decidimos que valía la pena reservar por internet algún día para no quedarnos sin sitio.

Si miro en las tareas de mi GTD, me doy cuenta de que el viaje lo teníamos pensado desde el año pasado, y había estado en el “algún día” hasta enero, en el que decidimos que ya podíamos empezar a mirar los billetes. Básicamente del viaje se ha encargado mi mujer, o sea que se creó una tarea en su GTD para comprar los billetes de avión, la cual ejecutó y nos permitió obtenerlos a un precio fenomenal, y sin ningún tipo de estrés.

También nos apetecía llevar un coche chulo en nuestro viaje, por lo que ella se creó una tarea en su GTD con varias sub acciones, para mirar en que compañía de alquiler nos salía más barato alquilar el coche que queríamos, y después alquilarlo e imprimirnos la reserva. Lo mismo hizo para muchas otras cosas.

El viaje lo planificamos también día a día, en que sitios íbamos a estar y donde íbamos a dormir. Y aquí entro yo, mi trabajo era buscar algunos hoteles y moteles, y reservarlos. Lo que debería haber hecho es crearme varias tareas en mi GTD con el día en el que debía reservar el hotel y el lugar donde estábamos, con varias sub tareas para primero buscar el hotel que me gustara, luego el mejor precio en la web, y luego reservarlo e imprimir la reserva. Esto es lo que le digo a la gente que haga.

Pero yo no lo hice. Fui a salto de mata, mirando, buscando y reservando, sin orden, a ratos, y sin apuntar lo que ya había encontrado. Conclusión, me equivoqué de día, de hotel, olvidé imprimir algunas reservas, y sobre todo, me estresé muchísimo haciendo el trabajo porque no tenía ningún control sobre lo que iba haciendo y sobre lo que me quedaba, e iba dando saltos de una cosa a otra.

Conclusión, usad el GTD, y no hagáis como yo, que mucho decir, pero poco hacer. Yo que soy un adicto al método, a veces no caigo en que lo puedo usar para muchas cosas. Pensad en ello, y usadlo para todo lo que podáis, y veréis como os ayuda en muchísimos aspectos de vuestra vida.

Revisiones del Getting Things Done

Hoy voy a hablar de las revisiones que hago a las personas a las que he ayudado a implementar el GTD. Os recuerdo que mi implementación usa el Microsoft Outlook, junto con el plugin Clearcontext, y unas macros y vistas programadas por mí. Habitualmente la implantación consta de una primera sesión de teoría donde explico la filosofía del método, y dejo que la gente se piense si creen que el método les puede encajar. Si deciden continuar, hago una segunda sesión donde instalo las aplicaciones, estudiamos los contextos, y definimos la primera lista de tareas. En ese momento ellos empiezan a trabajar solos. Aproximadamente una semana después hacemos la primera revisión, y aquí surgen los primeros problemas que os voy comentar.

• ¿Donde están mis correos? Mi inbox es la bandeja de entrada del Outlook, y ha de estar siempre limpia después de la revisión diaria. Normalmente me encuentro con bandejas de entrada que tienen cientos, o incluso miles, de correos, ya que las personas la utilizan de almacén. Todos esos correos van a una carpeta que les creo que le llamo pendiente. En este instante a la gente le da un ataque de ansiedad. Pero bueno, en seguida procesamos esa carpeta de correos pendientes y añadimos las primeras tareas.
• No voy a ser capaz de encontrar la información que busco. Si los contextos están bien definidos y siguen el método correctamente, no hay ningún problema en encontrar todo lo que se busca. Pero para ayudar les instalo el programa de búsqueda de escritorio Copernic Desktop Search, que es una maravilla.
• Oye, ¿y esto del GTD no me quitará libertad? Para esto yo tengo una analogía: supongamos que tú gastas todo el dinero que ganas, sin guardar nada. Cuando lo necesites porque quieras hacer algo especial, no lo tendrás. Supongamos que tu guardas el dinero que ganas, cuando llegue el momento tendrás la libertad de hacer lo que sea con el dinero ahorrado. En el fondo el GTD te hace ahorrar tiempo, entre otras cosas, y eso te da más libertad para hacer cosas, o sea que es todo lo contrario a lo que la gente se piensa.
• Los contextos son demasiado genéricos. Hoy he hecho la revisión de mi amigo Jose Antonio. El trabaja en la delegación de Madrid de mi empresa, y viene más o menos dos veces al mes a Barcelona para hablar con su equipo, y tratar temas en la central. El tiene un contexto !Barcelona, donde ponía todo lo que tenía que tratar allí. Hoy hemos visto que tenía más de 30 tareas en ese contexto, por lo que se hacía inviable aclararse. Hemos dividido ese contexto en varios, y de esa manera se ha hecho más manejable el tema.
• Seguimos con Jose Antonio. El tiene contextos para cada una de las personas de su equipo y para otras personas con las que tiene que tratar cuando viene a Barcelona. Es bueno que se cree tareas para pedir una reunión con cada una de estas personas para tratar las cosas pendientes. Así lo hará a partir de ahora una vez sepa las fechas de su próximo viaje.
• La tiranía del inbox. Es un error estar constantemente procesando el inbox y convirtiendo mensajes a tareas. Lo mejor es hacerlo una única vez al día. Y yo aconsejo que se desactiven las alertas de correo y que solo miren los mensajes pendientes varias veces al día, para no perder el hilo de lo que se está haciendo.
• Pero es muy importante como mínimo una vez al día procesar el inbox. No te has de pasar esta revisión. Y la bandeja de entrada ha de quedar limpia.
• La tiranía de las fechas. Es un error ponerse demasiadas tareas para hacer mañana. Yo lo he intentado, pero no me funciona, porque al final no consigues acabar todo lo que tienes que hacer cada día, y pierdes muchísimo tiempo cambiando tareas de fecha. Yo siempre me pongo para mañana las tareas que he de delegar en alguien de mi equipo para a primera hora comentarlo con ellos y que empiecen a trabajar, y alguna tarea que me gustaría hacer al día siguiente, pero como máximo una o dos.

Bueno, habrá más sobre este tema, de momento aquí tenéis los temores y errores más comunes de la primera revisión.

¿Y qué tal un GTD para los sentimientos?

El post de hoy viene a cuento de una entrada que apareció en el science blog titulado putting feelings into words produces therapeutic effects in the brain y de otra de lifehack.com llamado GTD + Your Emotional Life. En el primero se da una demostración científica de que escribir las cosas nos ayuda con nuestros sentimientos, y el segundo habla de organizar nuestros sentimientos para ser más productivos.

¿Por qué poner nuestros sentimientos en palabras, tanto escritos como hablados con alguien, nos ayuda a sentirnos mejor? Un estudio de la UCLA lo ha demostrado de forma real.

El experimento consistió en mostrar a un grupo de personas una fotografía con una imagen de alguien enfadado. Se produce una activación muy fuerte en la amígdala, la parte más interna y primitiva del cerebro, y pasa incluso cuando la imagen se muestra de forma subliminal, sin que nuestra mente consciente se dé cuenta. Pero cuando la palabra enfadado aparecía en la foto, escrita, o la escribían las personas con las que se estaba haciendo el experimento, disminuía la actividad en la amígdala y aumentaba en la parte lateral del cortex, zona mucha más asociada al pensamiento consciente. O sea que cuando la palabra aparecía, era una parte diferente del cerebro la que se encargada del sentimiento.

Por lo tanto, cuando escribimos un diario, o cuando hablamos con alguien con el que conectamos, nos encontramos bien. Muchas veces la gente te contesta que escribe un diario porque les hace sentirse mejor, o hablamos con un amigo y le explicamos nuestras cosas, parece que el problema se haga más pequeño. Se trata de la fuerza de las palabras, expresando nuestros sentimientos, se hacen pequeños. Al final todo se reduce a un proceso químico en nuestro cerebro.

Si estas confuso y distraído con un problema emocional, no producirás lo debido, y afectará la gente de tu alrededor. Pero si podemos manejar nuestros sentimientos como si se tratara de tareas reales, quizás nos sentiríamos mejor. Aquí entra el GTD.

La primera práctica del GTD es sacar las cosas de nuestra cabeza. Por lo tanto, hemos de reflejar nuestros sentimientos en un sistema en el que confiemos. ¿Por qué no apuntarlos como si fueran una tarea?

Después procesemos ese inbox y analicemos los sentimientos para conocernos mejor a nosotros mismos. Priorícemelos, y pensemos en ellos para poder controlarlos.

La verdad es que yo usé esta variación del método de GTD durante un tiempo y no me acabo de funcionar, pero he leído en el blog a muchas personas que si les funcionó. Supongo que mi problema es que me cuesta mucho escribir acerca de mis sentimientos. Yo prefiero hablar con las personas a las que aprecio, y eso si me alivia de mis problemas. Yo les llamo mis “momentos humanos”. Pero me ha parecido interesante la explicación del funcionamiento del cerebro, ese gran desconocido.

Eso sí, el GTD para organizar mi tiempo me va de película.

¿Os ayuda el GTD a hacer las cosas? O es que las cosas que tenéis que hacer no llevan a donde queréis estar

Buena pregunta, ¿verdad? El método GTD es fantástico para llevar una lista de nuestras tareas, ordenada y perfectamente categorizada, y a tener claro que es lo siguiente que se tiene que hacer de cada tema.

Pero lo que no nos da es ganas de hacer las cosas. Ya podemos tener un fantástico sistema de indexación, unos contextos perfectamente definidos, unas tareas perfectamente atomizadas. Si no empezamos a hacer las cosas no se van a hacer. Incluso nuestro sistema GTD puede ser una fuente de procastinación tremenda, obsesionándonos en la perfección, pero sin realmente hacer nada más que mover tareas de un sitio a otro.

¿Cuál es la mejor manera de hacer las cosas? Pues empezar a hacerlas, es lógico. La pregunta es, ¿tenemos nuestra lista de tareas demasiado llena de cosas que no queremos hacer? Esto está relacionado con mi otro post sobre el buentrabajo. Quizás el problema sea que el trabajo que hacemos no nos satisface. Quizás nos tendríamos que preguntar si realmente lo que hacemos es lo que queremos hacer. O quizás lo que estamos haciendo no nos lleva hacia donde nosotros queremos estar.

Con esto no quiero decir que el GTD sea un mal método, es genial. Solo que no solo lo hemos de usar para el día a día, sino también para nuestras metas a medio plazo y a largo plazo. Hemos de pensar en un nivel más alto, y añadir tareas a nuestro GTD que nos lleven a conseguir esas metas.

Os pondré un ejemplo. Hace unas semanas estuve en un curso que me impartía una persona de una pequeña empresa de consultoría. Es una empresa a la que no le falta el trabajo, son muy buenos profesionales, apasionados de lo que hacen. Pero aun no tienen ni local, ni tarjetas, ni dirección… ¿Vosotros creéis que la gente que trabaja en esa empresa no le gustaría tener tan solo un sitio donde reunirse? ¿No pensáis que estaría bien que ese grupo de fantásticos profesionales tuviera una web, aunque sea muy sencilla, donde expliquen lo que hacen? ¿No creéis que la persona que lidera esa empresa debería tener en su GTD alguna tarea al respecto? No se trata de trabajar y trabajar, solo pensando en el día a día, sino de mirar un poco más allá e intentar ver donde queremos estar dentro de un año, dentro de cinco, y quizás dentro de diez.

Yo, a principio de año reflexioné bastante sobre donde estaba y donde quería estar. La verdad es que mi trabajo actual me apasiona, y tengo la suerte de trabajar con un equipo que además son mis amigos. Pero me faltaba algo más, algo que complemente mi trabajo actual. Quería ayudar a otras personas a ser más felices. Una tarea fue este blog que estáis leyendo. Otra fue toda una serie de colaboraciones que estoy llevando a cabo con amigos y conocidos para ayudarles a organizarse y controlar mejor sus negocios, y a hacerles de coacher, dentro de mis limitaciones. O sea que en mi GTD hay tareas de mi trabajo en la multinacional como Director de Informática, y también de mi interés fuera de ella que me permite conseguir llegar allí donde quiero estar en un futuro.

Pensad en ello, y añadir vuestros objetivos en forma de tareas a vuestro GTD.

¿Y que tal un “getting things done” para equipos de trabajo?

Como ya habréis averiguado los que seguís mi blog, soy un obseso de la planificación y del orden. Bueno, especificaré un poco más, soy un adicto al control. Pero no al control de mis equipos, sino al control de lo que tengo entre manos y pendiente. Hace ya varios años, cuando aún no había oído nada de GTD, usando los Team Folders de Exchange montamos un sistema que tenía algo en común con la teoría de Allen.

Los Team Folders se basan en un conjunto de carpetas públicas en un servidor de Exchange, unas páginas web, y una serie de macros asociadas a unos formularios de Outlook, que nos permiten mantener información relevante para un equipo de trabajo. Están compuestas de una agenda compartida, una relación de contactos relevante, un foro de discusión, un repositorio de documentación, y un conjunto de tareas asignadas a los miembros del equipo. Nosotros solo hacemos servir estos dos últimos apartados.

Cuando alguien llega con un problema o petición de nueva funcionalidad en el área informática, en el mismo momento creo una tarea asignada a mi mismo, y documento lo más exhaustivamente que puedo el problema e incluso una posible vía de solución. Con esto me lo quito de mi cabeza, y queda en un sistema seguro.

Luego esta tarea la asigno a una persona de mi equipo o la resuelvo yo mismo. Sí, ya sé que no hacemos lo de las siguientes acciones, pero bueno, muchas veces en la misma tarea ya va la solución. Y el tener las cosas en una lista nos hace ser muy productivos, y también eficientes, no se nos olvida nada.

Pero lo que más me gusta es algo que mi amigo Juan Pablo definió perfectamente, y es que nosotros resolvemos las tareas dos veces, una para resolver el problema propiamente, y otra para dejar constancia de cómo lo hemos resuelto. Con el tiempo esta carpeta del Outlook se ha convertido en una fuente de información inigualable, porque siempre apuntamos como hemos resuelto cada problema de una manera exhaustiva, para que cualquier otro del equipo sea capaz de clonar la solución, o retomar algún tema. Esto también lo estoy haciendo en mi GTD particular.

La solución no es perfecta, ya que las búsquedas en la base de conocimiento a veces son complejas, Exchange no nos ayuda mucho. Algún día me he de poner a mejorar este tema.

Otro sistema GTD para equipos lo estoy implementando con mis amigas Marta y Rosa. Ellas tienen a medias una empresa de diseño, una vive en Zaragoza y la otra en Burdeos (si, en Francia), con lo que la sincronización del equipo es muy importante. Lo estamos haciendo con el gmail, y de momento la experiencia es positiva. Cuando este mas rodado os lo contaré en el blog, porque es curioso implantar un sistema tan “estricto” con dos personas terriblemente creativas como son ellas.

Mejora que me permite escoger más eficientemente que siguiente acción realizar en mi implementación del método “getting things done”

Posts anteriores: Los proyectos en el “getting things done”, ¿Y mi lista de tareas? Como la gestiono con el método “getting things done”, Como gestiono yo mi revisión diaria del inbox en el “getting things done”, Las siguientes acciones en el “getting things done”, Como escoger el inbox en el “getting things done”, El flujo de trabajo del método “getting things done”, Método “Getting Things Done, the art of stress-free productivity” para el control de tus tareas.

Ya os comenté en otro post que uno de los principales criterios que seguía para escoger que era lo siguiente que iba a hacer de mi lista de siguientes acciones era, además del contexto, el tiempo que tenía disponible. La verdad es que con la forma que yo gestionaba las tareas, el encontrar cual era la tarea que podía hacer en el tiempo disponible era algo tedioso, ya que muchos de mis contextos son inclusivos, quiero decir por ejemplo, que el !PC se puede realizar tanto en casa como en el trabajo, igual que el !Web… Esto hacía que cada vez me tuviera que recorrer una parte importante de la lista. Quizas el problema es que no tengo bien definidos los contextos, pero yo creo más bien que es un fallo del método.

Entonces pensé que lo mejor sería añadir en la tarea el tiempo que yo creía que se tardaría en realizar. Por suerte, las tareas de Outlook permiten añadir esta información. Y entonces con una vista ordenada por este tiempo sería muchísimo más eficiente. Dicho y hecho, ahora uso el campo “Trabajo total” que se encuentra en la sección de detalles de las tareas. Por supuesto solo añado esta información en las acciones que tengo claro que se pueden realizar en un tiempo reducido, como máximo 1 día laborable (8 horas), ya que no pretendo hacer un GANTT de proyecto ni nada por el estilo.

¿Y que pasa con la macro del post anterior? La he adaptado para añadir esta información. Ahora el formato de cada una de las acciones es el siguiente:

[acciones]
-Acción a realizar|Contexto,tiempo
[fin]

Los dos primeros campos funcionan como antes, y el tiempo nos indica la duración estimada de la tarea. El formato es un número seguido de las letras “m”, “h”, o “d”, que indican minutos, horas o días. Ya que estaba programando, he aprovechado para hacer que cuando se ejecute, además ponga a sus valores originales los campos de prioridad, fecha de inicio y fecha de final. Aquí tenéis la macro modificada:

Sub Sig_Accion()
On Error GoTo SigAccionError
Dim myOldTaskItem As Outlook.TaskItem
Set myOldTaskItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
myOldTaskItem.Save
cuerpo = myOldTaskItem.Body
If Len(cuerpo) > 0 Then
idx = InStr(1, LCase(Trim(cuerpo)), "[acciones]", 1)
If idx > 0 Then
i = idx
j = InStr(i, cuerpo, Chr(13) & Chr(10), 1)
i = j + 2
j = InStr(i, cuerpo, Chr(13) & Chr(10), 1)
Do While j > 0 And LCase(Trim(linea)) <> "[fin]"
linea = Mid(cuerpo, i, j - i)
If Left(linea, 1) = "-" Then
k = InStr(1, linea, "|", 1)
l = InStr(k, linea, ",", 1)
If l = 0 Then
l = Len(linea) + 1
End If
myOldTaskItem.Subject = Mid(linea, 2, k - 2)
myOldTaskItem.Categories = Mid(linea, k + 1, l - k - 1)
myOldTaskItem.TotalWork = NumeroHoras(Mid(linea, l + 1))
myOldTaskItem.Importance = olImportanceNormal
myOldTaskItem.StartDate = "01/01/4501"
myOldTaskItem.DueDate = "01/01/4501"
myOldTaskItem.Status = olTaskNotStarted
myOldTaskItem.Body = Mid(cuerpo, 1, i - 1) & "+" & Mid(linea, 2) & Mid(cuerpo, j + 1)
myOldTaskItem.Close olSave
Exit Do
End If
i = j + 2
j = InStr(i, cuerpo, Chr(13) & Chr(10), 1)
Loop
If j = 0 Or LCase(Trim(linea)) = "[fin]" Then
myOldTaskItem.Complete = True
myOldTaskItem.Close olSave
End If
Else
myOldTaskItem.Complete = True
myOldTaskItem.Close olSave
End If
End If
Exit Sub
SigAccionError:
MsgBox "Error " & Err.Number & " (" & Err.Description & ") en procedure SigAccion"
End Sub

Function NumeroHoras(texto)
On Error GoTo NumeroHorasError
NumeroHoras = 0
If Len(texto) > 0 Then
unidad = Right(texto, 1)
valor = Left(texto, Len(texto) – 1)
Select Case unidad
Case “m”
NumeroHoras = valor
Case “h”
NumeroHoras = valor * 60
Case “d”
NumeroHoras = valor * 60 * 8
End Select
End If
Exit Function
NumeroHorasError:
MsgBox “Error ” & Err.Number & ” (” & Err.Description & “) en procedure NumeroHoras”
End Function

Si quereis el código SQL de la vista que me he creado en Outlook, aqui lo teneis:

("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x10910040" IS NULL AND
(("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/810f0040" is null and "http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81050040" <= 'hoy') or (("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81050040" >= 'hoy' and
"http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81040040" <= 'hoy') or "http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81050040" IS NULL)) and
("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 0 OR "http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 1 OR "http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81010003" = 3) and ("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81110003" > 0 OR ("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81110003" IS NULL)) and not("http://schemas.microsoft.com/mapi/id/{00062003-0000-0000-C000-000000000046}/81110003" IS NULL))
Algo que voy a empezar a hacer a partir de ahora es marcarme algunas tareas, las que yo crea más importantes o urgentes, con importancia alta, para hacerlas las primeras cada día. No muchas tareas, una o dos como máximo. Sin fecha, solo prioridad alta, para que si no las puedo acabar en un día, al siguiente tengan mi atención. Ya os contaré como me funciona este cambio.

Los proyectos en el “getting things done”

Posts anteriores: ¿Y mi lista de tareas? Como la gestiono con el método “getting things done”, Como gestiono yo mi revisión diaria del inbox en el “getting things done”, Las siguientes acciones en el “getting things done”, Como escoger el inbox en el “getting things done”, El flujo de trabajo del método “getting things done”, Método “Getting Things Done, the art of stress-free productivity” para el control de tus tareas.

Lo primero es definir un proyecto en el GTD. Para Allen, un proyecto es un resultado deseado que requiere más de una acción para ser completado. La verdad es que esta definición no tiene nada que ver con la que tenemos los ingenieros de proyecto, con fechas, recursos, tareas, sub tareas, caminos críticos, un GANTT, el MS Project, etc.

O sea, que al final se trata de una lista de tareas que se han de realizar en un orden determinado. ¿Cómo lo gestiono con el Outlook? Al principio usé el campo “Organización” que se encuentra en la pestaña de detalles de las tareas y me cree una vista organizada con ese campo. Este enfoque tenía varios problemas:

• El campo “Organización” no tiene nada que ver con un proyecto. Los que trabajamos con ERP ya sabemos lo difícil que es añadir un campo a una tabla de base de datos de un programa de gestión, y siempre intentamos buscar algún campo que no se haga servir para nada y que podamos usar para nuestros propósitos. Pero no me acababa de convencer para el GTD.
• ¿Cómo indicamos el orden de las tareas? Al fin y al cabo tenemos una lista de ítems, pero el Outlook no nos permite darle un orden de manera fácil. Se podría hacer usando otro campo de la tarea, forzando su significado; o podríamos añadir delante del título de la tarea un numerador para que ordenando por ese campo nos salgan como queremos. Pero ningún método me acababa de convencer.
• ¿Cómo indicamos la siguiente acción? Al fin y al cabo tenemos una lista de tareas sin concluir, y sin orden. Por lo tanto deberíamos marcar de alguna manera cual es la siguiente acción, por ejemplo con una categoría, y modificar la vista para que solo nos muestre las tareas con dicha categoría. Y cada vez que finalizamos una tarea tendríamos que ir al proyecto e indicar la siguiente tarea… Demasiado complicado.

Como no me convencía demasiado esta manera de actuar, pensé en montarme alguna macro que me permitiese gestionar bien este tipo de proyectos. Pensé que la mejor manera de representar los proyectos es con una sola tarea de Outlook que contenga todas las sub tareas, y de alguna manera que estas se vayan alternando hasta que estén todas finalizadas. A continuación os explico cómo lo he hecho.

En el cuerpo de la tarea añado un bloque de texto con el siguiente formato:

Titulo largo del proyecto y resultado a obtener
[acciones]
-Primera acción a realizar|Contexto de la acción
-Segunda acción a realizar|Contexto de la acción
-Tercera acción a realizar|Contexto de la acción
[fin]

Al principio del post tenéis una captura de cómo queda esto en una tarea.

Tengo también una macro con el siguiente código en visual basic:

Sub Sig_Accion()
On Error GoTo SigAccionError
Dim myOldTaskItem As Outlook.TaskItem
Set myOldTaskItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
myOldTaskItem.Save
cuerpo = myOldTaskItem.Body
If Len(cuerpo) > 0 Then
idx = InStr(1, LCase(Trim(cuerpo)), "[acciones]", 1)
If idx > 0 Then
i = idx
j = InStr(i, cuerpo, Chr(13) & Chr(10), 1)
i = j + 2
j = InStr(i, cuerpo, Chr(13) & Chr(10), 1)
Do While j > 0 And LCase(Trim(linea)) <> "[fin]"
linea = Mid(cuerpo, i, j - i)
If Left(linea, 1) = "-" Then
k = InStr(1, linea, "|", 1)
myOldTaskItem.Subject = Mid(linea, 2, k - 2)
myOldTaskItem.Categories = Mid(linea, k + 1)
myOldTaskItem.Body = Mid(cuerpo, 1, i - 1) & "+" & Mid(linea, 2) & Mid(cuerpo, j + 1)
myOldTaskItem.Close olSave
Exit Do
End If
i = j + 2
j = InStr(i, cuerpo, Chr(13) & Chr(10), 1)
Loop
If j = 0 Or LCase(Trim(linea)) = "[fin]" Then
myOldTaskItem.Complete = True
myOldTaskItem.Close olSave
End If
Else
myOldTaskItem.Complete = True
myOldTaskItem.Close olSave
End If
End If
Exit Sub
SigAccionError:
MsgBox "Error " & Err.Number & " (" & Err.Description & ") en procedure SigAccion"
End Sub

Esta macro lo que hace es copiar la primera línea que se encuentra entre [acciones] y [fin] en el título de la tarea y la categoría (recordad que las categorías de Outlook es mi forma de representar los contextos) y la marca con un carácter +. Cuando finalizo esta primera acción, vuelvo a ejecutar la macro y me copia la segunda línea, y así sucesivamente hasta que se han acabado las líneas, y entonces la macro marca la tarea como finalizada.

Con esto tengo una manera sencilla y potente de gestionar mis proyectos sencillos con el GTD. Otro día os hablaré de cómo gestiono mis proyectos complejos, y como uso el mindmanager para hacer “lluvia de ideas” para obtener todos los pasos de un proyecto.

Entiendo que todo lo que he explicado hoy es complejo, requiere un conocimiento avanzado, por lo tengo unas instrucciones para instalar la macro en el Outlook, crear el botón correspondiente, etc., que uso con la gente que ayudo con el GTD. Si las queréis, dejadme vuestro correo en los comentarios y os las envió.

NOTA: El wordpress hoy está jugueton, y no me deja insertar correctamente la imágen. Lo seguiré intentando, hasta que lo consiga. Mientras tanto, os he puesto un vínculo al inicio

Pantallazo de mi lista de tareas del GTD en outlook

Jeroen me ha dejado un comentario pidiendome que enseñe una pantalla para que veais como tengo yo mi lista de tareas. Aqui la teneis.

Podeis ver aqui un listado en forma de tabla con mis tareas. La lista está ordenada y agrupada por vencimiento y por categoría. Podeis ver que la mayoría de mis tareas están en la sección vencimiento: ninguno, ya que no tienen fecha.

Para las personas que no tienen el outlook, o que no han usado nunca las tareas, os explico un poco como son. Cada tarea tiene una fecha de inicio y una de vencimiento, que pueden o no estar rellenas. También tienen un título, que es el que aparece en la primera línea de la lista: “Instalar el plugin GTDinbox”, y un campo para notas que en mi pantalla aparece en cursiva: “Mejoras en el gmail para …”, etc, con la información que yo considero mas relevante. Además tienen una categoría, se trata de una lista que nosotros podemos personalizar, que en mi caso la uso para los contextos del método GTD. Los tengo diferenciados por colores, los generales los primeros y los de personas los segundos.

Seguramente estos últimos posts han sido un poco técnicos. Por favor, pedirme aclaraciones de todo lo que no se entienda, y con mucho gusto os la proporcionaré.