Posts anteriores: Método “Getting Things Done, the art of stress-free productivity” para el control de tus tareas, El flujo de trabajo del método “getting things done”

Como vimos en las entradas anteriores, el método intenta reducir el estrés obligándonos a anotar todo lo que tengamos en nuestro radar en un inbox, y a ser mas productivos pensando siempre una siguiente acción para todo. En los comentarios de algún post anterior me preguntaban como ha de ser el inbox. Hoy vamos a hablar de ello.

La respuesta es, como a ti te vaya bien, como te sientas más cómodo. El inbox ha de ser algo que tengas siempre a mano para que en el mismo instante que se te ocurra algo, lo puedas apuntar para sacarlo de tu mente. Si buscáis por internet veréis que hay muchas opciones, yo os voy a dar la mía, y alguna que he preparado conjuntamente con las personas a las que he ayudado a implementar el método.

Mi solución personal es casi completamente electrónica. Yo tengo una hp ipaq hw6515, agenda electrónica y teléfono todo en uno, un cacharrito muy práctico sobre todo por su teclado que permite entrar datos mucho más fácilmente que con los gestos típicos de las anteriores agendas que había tenido. Y tengo activado el acceso a datos en mi contrato movistar.

En mi empresa tenemos un servidor Exchange 2003, y activé el conector rpc sobre https. Con esto consigo acceder al correo desde mi ipaq como desde el Outlook de mi portátil de una manera absolutamente transparente y sincronizada. Mi inbox es la bandeja de entrada de mi correo en el servidor Exchange.

Cuando se me ocurre algo y estoy delante de mi portátil, me envió un correo a mi mismo con lo que he de hacer. Cuando no estoy delante de mi portátil me envío un correo usando la ipaq. Solo hay un momento en el que no tengo ni portátil ni ipaq a mano, y es cuando me voy a la cama, y allí tengo una libretita donde apunto las cosas que se me ocurren “cuando plancho la oreja”. Con esta solución consigo tener mi inbox disponible un 100% del tiempo. Esta solución la he implementado con diferentes tipos de agenda electrónica y teléfonos potentes con muy buen resultado.

Reconozco que mi método exige muchos medios y es un poco caro. Otra solución es una libreta que substituya a mi ipaq. Esto lo he implementado con varias personas y les va muy bien. Solo hay que tener la costumbre de llevarla siempre encima y pensar en ella cuando nos acordemos de algo. Por ejemplo, una amiga se cambia de ropa para trabajar, y ella lo que tiene es un bloc de hojas que se pueden soltar en un bolsillo de la bata donde apunta lo que se le ocurre, y lleva una libreta en el bolso para cuando va de calle. Luego lo pasa todo al Outlook en su casa para ordenarlo y pensar las siguientes acciones.

Hay otras personas que tienen una agenda personal en papel, y le han añadido un grupo de hojitas que les hace de inbox. En este caso es mejor que uséis una hoja para cada entrada en el inbox, porque así la podéis aprovechar para las acciones siguientes. Y si buscáis en internet veréis otras opciones. Una que a mi me gusta mucho, aunque aun no la he hecho servir nunca es la de la HipsterPda. Hablaremos de las implementaciones en papel en otro post.

Un comentario sobre el gmail. Como sabéis el gmail permite acceder a la cuenta de correo con pop3 desde vuestro Outlook, Thunderbird o similares. Pero tiene un problema, y es que los correos que os enviáis a vosotros mismos, no se puede acceder a ellos desde pop3. Es una limitación muy grande del gmail. Os lo digo por si habéis pensado usar el gmail como inbox tenerlo en cuenta. No hay ningún problema para usarlo mediante web, y de hecho hay muchísimas implementaciones de GTD con gmail, pero por ejemplo para la gente que tiene mac y usa el mail integrado es una limitación muy grande. Tengo que empezar una implementación con dos amigas que tienen mac, ya os contaré como lo hacemos.

En el siguiente post hablaremos de cómo escoger las siguientes acciones.

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