Posts anteriones: Como escoger el inbox en el “getting things done”, El flujo de trabajo del método “getting things done”, Método “Getting Things Done, the art of stress-free productivity” para el control de tus tareas

Como ya dije en los posts anteriores, el GTD se basa en recolectar todo lo que tengamos que hacer en un inbox centralizado, y para cada una de esas cosas tener siempre pensada una acción siguiente. La parte de la recolección nos ayuda a combatir el estrés, y la de pensar las acciones siguiente nos ayuda con la productividad.

Por lo tanto, cuando vaciamos el inbox hemos de pensar siempre que es lo que tenemos que hacer para que cada entrada se ejecute. Según mi experiencia y lo que he podido recopilar por internet de otras personas, los errores típicos que se llevan a cabo al escoger las acciones siguientes son:

  • Traspasamos directamente una entrada en el inbox a acción siguiente. No nos paramos a pensar que es lo que realmente se tiene que hacer. Con esto solo conseguimos una parte del método, nos quitamos el estrés. Hemos de pensar siempre que es lo que tenemos que hacer para que las cosas avancen.
  • Son acciones demasiado genéricas. Muchas veces apuntamos acciones que no son unitarias, son como mini proyectos. Por ejemplo “pintar la cocina” no es una primera acción. Por ejemplo podría ser “escoger el color para pintar la cocina”.
  • No es realmente la siguiente acción a realizar. Por ejemplo “cambiar bombilla del baño” no es una buena primera acción, debería ser por ejemplo “desmontar la bombilla del baño para saber de qué tipo es”.
  • Usamos demasiado las fechas. Quiero decir que a todas las siguientes acciones les ponemos una fecha. Eso no funciona bien porque no nos deja espacios para los imponderables, aquellas cosas sobre las que no podemos influir en el día a día. Hemos de huir de la programación detallada. Además nos produce estrés el ver que no acabamos todo lo que teníamos que hacer en el día. Es mejor tener el máximo de acciones sin fecha, solo poner día fijo a aquellas que tengan imperativamente una fecha de final.
    Y si queremos de verdad poner fecha para obligarnos a hacer cosas, escogemos de nuestra lista de siguientes acciones solo 2 o 3 que consideremos importante hacer ese día, y las hacemos las primeras por la mañana.
  • No es un compromiso sino algo que nos interesa. Por ejemplo “aprender francés” es algo en lo que tenemos interés, pero no es algo sobre lo que podamos actuar.

Las acciones siguientes se han de agrupar en contextos. Por si os puede servir de algo, aquí tenéis mi lista de contextos:

  • @Algun dia. Cosas que he apuntado, pero que no tengo claro que hacer con ellas. Normalmente guardo temas de los que no he pensado una acción siguiente.
  • @PC. Yo estoy la mayor parte del tiempo delante de mi portátil.
  • @Trabajo y @Casa. Estos son claros, cuando estoy en la oficina o en casa, y no estoy delante de mi portátil.
  • @Web. Cuanto estoy navegando, o sea es un subconjuto de la @PC, pero con conexión a internet.
  • @Blog. Cosas de las que me gustaría hablar aquí.
  • @Nombre de la persona. Tengo contextos para algunas personas, con las que más trato, para no olvidar cosas que tengo que comentar o delegar.

Ya os comenté que yo trabajo con el Outlook. A las tareas les asigno el estado “a la espera de otra persona”, pero no las muevo de su contexto, cuando he hablado con la persona en cuestión para que haga algo o espero que me responda a alguna pregunta.

En el próximo post de GTD hablaremos de cómo gestiono mi lista de acciones siguientes.