Posts anteriores: ¿Y mi lista de tareas? Como la gestiono con el método “getting things done”, Como gestiono yo mi revisión diaria del inbox en el “getting things done”, Las siguientes acciones en el “getting things done”, Como escoger el inbox en el “getting things done”, El flujo de trabajo del método “getting things done”, Método “Getting Things Done, the art of stress-free productivity” para el control de tus tareas.

Tarea

Lo primero es definir un proyecto en el GTD. Para Allen, un proyecto es un resultado deseado que requiere más de una acción para ser completado. La verdad es que esta definición no tiene nada que ver con la que tenemos los ingenieros de proyecto, con fechas, recursos, tareas, sub tareas, caminos críticos, un GANTT, el MS Project, etc.

O sea, que al final se trata de una lista de tareas que se han de realizar en un orden determinado. ¿Cómo lo gestiono con el Outlook? Al principio usé el campo “Organización” que se encuentra en la pestaña de detalles de las tareas y me cree una vista organizada con ese campo. Este enfoque tenía varios problemas:

  • El campo “Organización” no tiene nada que ver con un proyecto. Los que trabajamos con ERP ya sabemos lo difícil que es añadir un campo a una tabla de base de datos de un programa de gestión, y siempre intentamos buscar algún campo que no se haga servir para nada y que podamos usar para nuestros propósitos. Pero no me acababa de convencer para el GTD.
  • ¿Cómo indicamos el orden de las tareas? Al fin y al cabo tenemos una lista de ítems, pero el Outlook no nos permite darle un orden de manera fácil. Se podría hacer usando otro campo de la tarea, forzando su significado; o podríamos añadir delante del título de la tarea un numerador para que ordenando por ese campo nos salgan como queremos. Pero ningún método me acababa de convencer.
  • ¿Cómo indicamos la siguiente acción? Al fin y al cabo tenemos una lista de tareas sin concluir, y sin orden. Por lo tanto deberíamos marcar de alguna manera cual es la siguiente acción, por ejemplo con una categoría, y modificar la vista para que solo nos muestre las tareas con dicha categoría. Y cada vez que finalizamos una tarea tendríamos que ir al proyecto e indicar la siguiente tarea… Demasiado complicado.

Como no me convencía demasiado esta manera de actuar, pensé en montarme alguna macro que me permitiese gestionar bien este tipo de proyectos. Pensé que la mejor manera de representar los proyectos es con una sola tarea de Outlook que contenga todas las sub tareas, y de alguna manera que estas se vayan alternando hasta que estén todas finalizadas. A continuación os explico cómo lo he hecho.

En el cuerpo de la tarea añado un bloque de texto con el siguiente formato:

Titulo largo del proyecto y resultado a obtener
[acciones]
-Primera acción a realizar|Contexto de la acción
-Segunda acción a realizar|Contexto de la acción
-Tercera acción a realizar|Contexto de la acción
[fin]

Al principio del post tenéis una captura de cómo queda esto en una tarea.

Tengo también una macro con el siguiente código en visual basic:

Sub Sig_Accion()
On Error GoTo SigAccionError
Dim myOldTaskItem As Outlook.TaskItem
Set myOldTaskItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
myOldTaskItem.Save
cuerpo = myOldTaskItem.Body
If Len(cuerpo) > 0 Then
idx = InStr(1, LCase(Trim(cuerpo)), "[acciones]", 1)
If idx > 0 Then
i = idx
j = InStr(i, cuerpo, Chr(13) & Chr(10), 1)
i = j + 2
j = InStr(i, cuerpo, Chr(13) & Chr(10), 1)
Do While j > 0 And LCase(Trim(linea)) <> "[fin]"
linea = Mid(cuerpo, i, j - i)
If Left(linea, 1) = "-" Then
k = InStr(1, linea, "|", 1)
myOldTaskItem.Subject = Mid(linea, 2, k - 2)
myOldTaskItem.Categories = Mid(linea, k + 1)
myOldTaskItem.Body = Mid(cuerpo, 1, i - 1) & "+" & Mid(linea, 2) & Mid(cuerpo, j + 1)
myOldTaskItem.Close olSave
Exit Do
End If
i = j + 2
j = InStr(i, cuerpo, Chr(13) & Chr(10), 1)
Loop
If j = 0 Or LCase(Trim(linea)) = "[fin]" Then
myOldTaskItem.Complete = True
myOldTaskItem.Close olSave
End If
Else
myOldTaskItem.Complete = True
myOldTaskItem.Close olSave
End If
End If
Exit Sub
SigAccionError:
MsgBox "Error " & Err.Number & " (" & Err.Description & ") en procedure SigAccion"
End Sub

Esta macro lo que hace es copiar la primera línea que se encuentra entre [acciones] y [fin] en el título de la tarea y la categoría (recordad que las categorías de Outlook es mi forma de representar los contextos) y la marca con un carácter +. Cuando finalizo esta primera acción, vuelvo a ejecutar la macro y me copia la segunda línea, y así sucesivamente hasta que se han acabado las líneas, y entonces la macro marca la tarea como finalizada.

Con esto tengo una manera sencilla y potente de gestionar mis proyectos sencillos con el GTD. Otro día os hablaré de cómo gestiono mis proyectos complejos, y como uso el mindmanager para hacer “lluvia de ideas” para obtener todos los pasos de un proyecto.

Entiendo que todo lo que he explicado hoy es complejo, requiere un conocimiento avanzado, por lo tengo unas instrucciones para instalar la macro en el Outlook, crear el botón correspondiente, etc., que uso con la gente que ayudo con el GTD. Si las queréis, dejadme vuestro correo en los comentarios y os las envió.

NOTA: El wordpress hoy está jugueton, y no me deja insertar correctamente la imágen. Lo seguiré intentando, hasta que lo consiga. Mientras tanto, os he puesto un vínculo al inicio

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