Sí, ya sé que hay miles de otros blogs que hablan sobre productividad en las reuniones, con recomendaciones del tipo actas cerradas, límites de tiempo, horarios de realización, móviles cerrados en la reunión, y muchos otros. La verdad es que son recomendaciones muy interesantes y válidas que me han ido muy bien en muchas ocasiones. Yo no voy a hablar de esto.

¿Verdad que muchos de vosotros vais a las reuniones con una libreta y algo para escribir? Yo también lo hacía antes así, tenía mi libreta donde iba apuntando las cosas interesantes de la reunión. Esa libreta se iba deteriorando a medida que pasaban los días y las reuniones, y era bastante difícil encontrar nada en ella, hasta el punto que muchas veces te recorrías toda la libreta para darte cuenta que lo que buscas no está en esa libreta, sino en la anterior que acabaste hace ya tiempo y que tienes convenientemente guardada en una estantería.

Seguro que muchos tenéis métodos para mantener índices donde apuntáis lo que hay en cada libreta, o incluso lo tenéis en el ordenador. Francamente, yo no tengo paciencia para eso.

Últimamente me he acostumbrado a ir a las reuniones con mi portátil, y a medida que van saliendo los temas y se discuten, usar el Mindmanager para ir estructurando las ideas en un mapa conceptual. Es sorprendente lo rápido que lo puedes generar conociendo dos o tres teclas básicas de comandos, y sin usar el ratón para nada.

Al final de la reunión, usando las herramientas de dibujo del programa, marco las ideas que requieren acción y a quien se le han asignado, convierto el mapa conceptual en un PDF, y lo envió a todos los participantes, sirviéndonos el documento como acta. Y gracias al maravilloso Copernic Desktop Search, encuentro siempre esa información que salió en aquella reunión de hace muchos días, si he tenido la precaución de guardar el PDF, porque ya os conté que actualmente el plugin del Mindmanager solo sirve para la versión 1.5 del Copernic.

Al principio chocaba un poco, e incluso algunas personas me trataron de mal educado por estar delante de una pantalla, pero eso solo duró el tiempo de explicarles lo que estaba haciendo. Y esto se ha hecho tan popular en la empresa, que la gente ya me pide estas actas siempre que me convocan a una reunión. A mí no me cuesta nada, de hecho me ayuda a tener las cosas más ordenadas, y todo el mundo se beneficia. Además me siento más ecológico porque no uso papel.

Otra manera de hacer esto es usar un Tablet PC. Mi amigo Raul lo hace así, usando notas manuscritas con el OneNote de Microsoft. A mí no me gusta tanto su método, porque estas notas manuscritas no son indexables por contenido, al fin y al cabo son un mapa de bits, un dibujo. Pero reconozco que no está mal.

Otra cosa que he empezado a hacer es pedir a la gente que me viene a visitar a la empresa, que toda la información me la traigan en formato digital, sea una presentación, un presupuesto, o unas especificaciones. Ahora en una memoria USB caben muchos ficheros. Yo bajo con mi portátil, y lo vemos todo en él. Luego esos ficheros se quedan en mi disco duro convenientemente indexados.

No hace falta que os diga lo importante que es que haga copias de mi portátil, algo que hago muy frecuentemente.

Y si la reunión es un rollo, siempre os podéis hacer un solitario, con cuidado de que no os pillen 😉

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