Como ya habréis averiguado los que seguís mi blog, soy un obseso de la planificación y del orden. Bueno, especificaré un poco más, soy un adicto al control. Pero no al control de mis equipos, sino al control de lo que tengo entre manos y pendiente. Hace ya varios años, cuando aún no había oído nada de GTD, usando los Team Folders de Exchange montamos un sistema que tenía algo en común con la teoría de Allen.

Los Team Folders se basan en un conjunto de carpetas públicas en un servidor de Exchange, unas páginas web, y una serie de macros asociadas a unos formularios de Outlook, que nos permiten mantener información relevante para un equipo de trabajo. Están compuestas de una agenda compartida, una relación de contactos relevante, un foro de discusión, un repositorio de documentación, y un conjunto de tareas asignadas a los miembros del equipo. Nosotros solo hacemos servir estos dos últimos apartados.

Cuando alguien llega con un problema o petición de nueva funcionalidad en el área informática, en el mismo momento creo una tarea asignada a mi mismo, y documento lo más exhaustivamente que puedo el problema e incluso una posible vía de solución. Con esto me lo quito de mi cabeza, y queda en un sistema seguro.

Luego esta tarea la asigno a una persona de mi equipo o la resuelvo yo mismo. Sí, ya sé que no hacemos lo de las siguientes acciones, pero bueno, muchas veces en la misma tarea ya va la solución. Y el tener las cosas en una lista nos hace ser muy productivos, y también eficientes, no se nos olvida nada.

Pero lo que más me gusta es algo que mi amigo Juan Pablo definió perfectamente, y es que nosotros resolvemos las tareas dos veces, una para resolver el problema propiamente, y otra para dejar constancia de cómo lo hemos resuelto. Con el tiempo esta carpeta del Outlook se ha convertido en una fuente de información inigualable, porque siempre apuntamos como hemos resuelto cada problema de una manera exhaustiva, para que cualquier otro del equipo sea capaz de clonar la solución, o retomar algún tema. Esto también lo estoy haciendo en mi GTD particular.

La solución no es perfecta, ya que las búsquedas en la base de conocimiento a veces son complejas, Exchange no nos ayuda mucho. Algún día me he de poner a mejorar este tema.

Otro sistema GTD para equipos lo estoy implementando con mis amigas Marta y Rosa. Ellas tienen a medias una empresa de diseño, una vive en Zaragoza y la otra en Burdeos (si, en Francia), con lo que la sincronización del equipo es muy importante. Lo estamos haciendo con el gmail, y de momento la experiencia es positiva. Cuando este mas rodado os lo contaré en el blog, porque es curioso implantar un sistema tan “estricto” con dos personas terriblemente creativas como son ellas.

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