En según qué situaciones es importante, para ser productivos, tener muy claro que es lo que vamos a hacer a continuación. Por eso son tan importantes las siguientes acciones en el GTD. Y la verdad es que la teoría de las siguientes acciones se puede aplicar a otras muchas cosas que no son la productividad personal. Os explicaré un ejemplo.

Hace un tiempo tuve un accidente de mountain bike, que me hizo tener que hacer una larga recuperación en dos centros de fisioterapia. Allí pude ver en directo como se organizaban para atender a los pacientes. Al final se trata de unas fisioterapeutas para realizar los tratamientos, unos aparatos de ayuda a las terapias, y unos pacientes a los cuales se les aplicaba un protocolo que consistía en masajes y tratamientos con los aparatos. La verdad es que la forma de trabajar era poco óptima, las fisioterapeutas perdían mucho tiempo pensando que es lo que habían hecho ya, y que les quedaba por hacer a cada paciente. Para controlar a las personas que tenían en cada momento usaban una lista que ellas mismas iban confeccionando a medida que los pacientes iban empezando y acabando sus sesiones.

Hablando con ellas en uno de los dos centros decidimos poner en práctica una idea muy sencilla. Previamente confeccionaban una lista con cada una de las personas que tenían que venir cada tarde, pero con el protocolo que se tenía que aplicar en cada caso. O sea, con las acciones que eran necesarias para que un paciente acabase su sesión de la tarde, y los aparatos que se tenían que usar en cada caso. La forma de trabajar era la siguiente:

  • Cuando llegaba una nueva persona y se le hacía pasar a la sala de tratamiento, se marcaba con un rotulador fluorescente que esa persona ya había empezado.
  • Cada vez que empezaba una fase del tratamiento, se marcaba en la lista con el fluorescente, pero con una señal especial, para indicar que se había empezado y que el aparato necesario estaba en uso.
  • Cuando se acababa una fase con un paciente, se marcaba completamente para señalar la finalización y para indicar que el aparato estaba libre.
  • Cuando una fisioterapeuta quedaba libre, acudía a la lista a buscar que es lo siguiente que tenía que hacer, ponderando los aparatos que estaban libres y las fases que quedaban a cada paciente.

Parece una tontería, pero con esto consiguieron una mejora importante de la productividad, ya que no había dudas en lo que se tenía que hacer en cada momento. Además consiguieron que los pacientes acabaran antes sus tratamientos, y una mejora en la asignación de horas, ya que se podía ver de una manera fácil que tratamientos habían asignados a cada hora, y que aparatos se tenían que usar. Solo lo pude probar en uno de los centros, pero estoy seguro que para el otro hubiera ido igual de bien.

Y lo que se podría hacer, aunque eso ya sería otro tipo de proyecto, es implantar una herramienta de optimización estilo capacidad finita, para que un software les fuera diciendo en cada momento a las fisios que es lo que tenían que hacer en base al tiempo disponible, los aparatos disponibles, y lo que queda por hacer a cada paciente. Supongo que algo así es lo que tiene en los restaurantes en los que el camarero te toma nota de los platos con una PDA, en la cocina seguro que un programa les dice en cada momento que se ha de hacer.

Si, ya sé que no tiene nada que ver con el método GTD, pero es una aplicación libre de la teoría de las siguientes acciones.

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