Si, lo reconozco, soy un adicto de los mapas conceptuales. Los utilizo para muchas cosas, para tomar apuntes en las reuniones, que luego me sirven de actas; para planificar proyectos, con tareas y sub tareas que luego convierto a tareas de Outlook; cuando tengo que ayudar a algún amigo a definir su futuro profesional, o su negocio; incluso para mi hijo, le hago resúmenes de las lecciones que ha de aprender.

Cuando empecé con el GTD, una de las primeras herramientas que busqué fue un programa de mapas conceptuales. Necesitaba algo que me permitiese organizar mis ideas y mis proyectos de una manera visual, y que me permitiese la planificación fina de tareas con fechas y duraciones. He trabajado con tres software de este tipo, que son:

  • OpenMind: inicialmente buscaba una aplicación que me permitiera definir un proyecto en forma de mapa conceptual, y luego me permitiese organizar las tareas y sub taras con un diagrama de Gantt para poder hacer la planificación detallada de fechas. OpenMind reúne en un solo programa los dos tipos de diagrama. La integración con tareas de Outlook era correcta, con sincronización en los dos sentidos. La verdad es que fracasé bastante con el tema de la planificación fina, ya que poner tantas fechas fijas a las tareas no ha sido un buen método, ya que mi día a día es muy variable, y no me permitía cumplir con los compromisos que yo mismo me había impuesto, por lo que el Gantt no me servía para nada. Abandoné el programa porque la parte de mapas conceptuales era funcional, pero no tenía la potencia que yo necesitaba.
  • ConcepDraw MindMap: yo fui usuario durante un tiempo del programa ConceptDraw para diagramas de flujo, hasta que Visio robó mi corazón. Son programas que tienen un interface sencillo, pero muy funcional. El gran problema bajo mi punto de vista del MindMap es que la integración con las tareas de Outlook es muy mala. Lo abandoné sin completar el periodo de prueba, y no llegué a probar la integración con Project.
  • MindManager: este es el que estoy usando actualmente, y creo que será el que usaré siempre si no cambian mucho las cosas. De los tres, es el que hace los diagramas más bonitos, y es muy sencillo de hacer servir. De hecho, con básicamente dos teclas, la <enter> y la <insert> puedes hacer el 95% de un diagrama, y sin necesidad de ratón. En un principio, cuando aún creía en el mundo ideal de la programación fina, lo complementé con un plugin llamado JCVGantt Pro que actuaba como el Microsoft Project, pero de forma más sencilla. Abandoné el plugin porque tenía problemas de formateado de las tareas, y me pasé al Microsoft Project, con el que aún sigo. La integración con las tareas de Outlook es fantástica, algo que se agradece con la forma que yo trabajo.

Para el MindManager me hice una sería de macros que me ayudan con la integración entre el Outlook y el Project. Un gran problema del Project es que no mantiene las categorías del Outlook, lo cual es una faena, ya que yo las uso para definir mis contextos. Tengo hechas unas macros que copian las categorías en el cuerpo de la tarea con un formato determinado, y que luego las extraen para volverlas a su sitio. Y también tengo unas macros en el MindManager para que en la integración con el Project no se pierda nada. Si os interesa el método exacto dejadme una indicación en los comentarios y haré otro post sobre el tema.

Además fui beta tester de la versión 7 del MindManager, que acaba de salir. Los cambios más importantes son de interface, le han puesto la famosa barrita llamada “the ribon” que ahora adorna casi todos los programas de Microsoft. Por cierto, ¿Qué os parece esa barrita? Yo le tengo una manía tremenda, no me acabo de acostumbrar, no soy capaz de encontrar las cosas. Me parece absolutamente poco intuitiva.

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