Hoy voy a hablar de las revisiones que hago a las personas a las que he ayudado a implementar el GTD. Os recuerdo que mi implementación usa el Microsoft Outlook, junto con el plugin Clearcontext, y unas macros y vistas programadas por mí. Habitualmente la implantación consta de una primera sesión de teoría donde explico la filosofía del método, y dejo que la gente se piense si creen que el método les puede encajar. Si deciden continuar, hago una segunda sesión donde instalo las aplicaciones, estudiamos los contextos, y definimos la primera lista de tareas. En ese momento ellos empiezan a trabajar solos. Aproximadamente una semana después hacemos la primera revisión, y aquí surgen los primeros problemas que os voy comentar.

  • ¿Donde están mis correos? Mi inbox es la bandeja de entrada del Outlook, y ha de estar siempre limpia después de la revisión diaria. Normalmente me encuentro con bandejas de entrada que tienen cientos, o incluso miles, de correos, ya que las personas la utilizan de almacén. Todos esos correos van a una carpeta que les creo que le llamo pendiente. En este instante a la gente le da un ataque de ansiedad. Pero bueno, en seguida procesamos esa carpeta de correos pendientes y añadimos las primeras tareas.
  • No voy a ser capaz de encontrar la información que busco. Si los contextos están bien definidos y siguen el método correctamente, no hay ningún problema en encontrar todo lo que se busca. Pero para ayudar les instalo el programa de búsqueda de escritorio Copernic Desktop Search, que es una maravilla.
  • Oye, ¿y esto del GTD no me quitará libertad? Para esto yo tengo una analogía: supongamos que tú gastas todo el dinero que ganas, sin guardar nada. Cuando lo necesites porque quieras hacer algo especial, no lo tendrás. Supongamos que tu guardas el dinero que ganas, cuando llegue el momento tendrás la libertad de hacer lo que sea con el dinero ahorrado. En el fondo el GTD te hace ahorrar tiempo, entre otras cosas, y eso te da más libertad para hacer cosas, o sea que es todo lo contrario a lo que la gente se piensa.
  • Los contextos son demasiado genéricos. Hoy he hecho la revisión de mi amigo Jose Antonio. El trabaja en la delegación de Madrid de mi empresa, y viene más o menos dos veces al mes a Barcelona para hablar con su equipo, y tratar temas en la central. El tiene un contexto !Barcelona, donde ponía todo lo que tenía que tratar allí. Hoy hemos visto que tenía más de 30 tareas en ese contexto, por lo que se hacía inviable aclararse. Hemos dividido ese contexto en varios, y de esa manera se ha hecho más manejable el tema.
  • Seguimos con Jose Antonio. El tiene contextos para cada una de las personas de su equipo y para otras personas con las que tiene que tratar cuando viene a Barcelona. Es bueno que se cree tareas para pedir una reunión con cada una de estas personas para tratar las cosas pendientes. Así lo hará a partir de ahora una vez sepa las fechas de su próximo viaje.
  • La tiranía del inbox. Es un error estar constantemente procesando el inbox y convirtiendo mensajes a tareas. Lo mejor es hacerlo una única vez al día. Y yo aconsejo que se desactiven las alertas de correo y que solo miren los mensajes pendientes varias veces al día, para no perder el hilo de lo que se está haciendo.
  • Pero es muy importante como mínimo una vez al día procesar el inbox. No te has de pasar esta revisión. Y la bandeja de entrada ha de quedar limpia.
  • La tiranía de las fechas. Es un error ponerse demasiadas tareas para hacer mañana. Yo lo he intentado, pero no me funciona, porque al final no consigues acabar todo lo que tienes que hacer cada día, y pierdes muchísimo tiempo cambiando tareas de fecha. Yo siempre me pongo para mañana las tareas que he de delegar en alguien de mi equipo para a primera hora comentarlo con ellos y que empiecen a trabajar, y alguna tarea que me gustaría hacer al día siguiente, pero como máximo una o dos.

Bueno, habrá más sobre este tema, de momento aquí tenéis los temores y errores más comunes de la primera revisión.