Seguimos hablando de mi antigua empresa. La verdad es que no me he desligado completamente de ella, como mínimo hasta final de año voy a seguir como colaborador, pero sin llevar el día a día. Creo que es lo mínimo que se debe hacer para ayudar a mi equipo en la transición y para cerrar temas que han quedado pendientes.

El viernes de esta semana estuve realizando la primera reunión con videoconferencia en grupo de la historia de la empresa. Diréis, pues vaya cosa, no es para tanto. Seguramente no lo es, pero creo que vale la pena que os explique como lo hicimos porque fue realmente una experiencia muy productiva.

Para poneros en antecedentes de la situación, esta empresa tiene las oficinas principales en Barcelona, y una delegación comercial muy importante en Madrid. Mi amigo Jose Antonio es el Director Comercial para España del área mas importante en volumen de facturación de la empresa, y el está en Madrid. Tiene un equipo de siete vendedores, cuatro en Madrid y tres en Barcelona, más tres personas de soporte administrativo, una en Madrid y dos en Barcelona, y una diseñadora en Barcelona. Por lo tanto tiene un equipo muy disperso geográficamente. Jose está bastante de acuerdo con algunas de las teorías de las que he hablado en el blog, y las ha puesto en práctica, pero sobre todo estamos de acuerdo en la necesidad de crear una unidad en el equipo, que aunque exista esa dispersión geográfica, todos se sientan parte del mismo todo. Parecía lógico montar algún sistema de videoconferencia para conseguir ese fin.

Tradicionalmente los sistemas de videoconferencia de sala, estilo tandberg, son carísimos. Debía buscar un sistema más barato. Nosotros usamos asiduamente el skype para comunicarnos entre nosotros con cámaras web, y funciona a las mil maravillas. ¿Por qué no intentar montar algo parecido pero en una sala, para un grupo de personas?

Lo primero que se necesita en un ordenador. La verdad es que en los tiempos que corren cualquier PC moderno vale para soportar una videoconferencia, o sea que por aquí ningún problema. También nos hicimos con un proyector para Madrid, en Barcelona ya teníamos dos, que nos permitiese presentar la imagen de la otra sala a tamaño natural. Con lo que han bajado los proyectores, eso no supone actualmente un coste muy alto, y además se puede utilizar para muchas otras cosas, como presentaciones a clientes.

La cámara es otro tema. Tenía que ser una cámara con buena calidad, y panorámica, para que pudiera abarcar el máximo posible a lo ancho y así poder captar el máximo de personas. Después de hacer algunas pruebas optamos por la Creative webcam live! motion que realmente ofrece una calidad excelente, con muy buen contraste y definición.

Y el micro y los altavoces, que yo creo que realmente es lo más difícil, ya que la imagen puede ir lenta, a trompicones, o simplemente no verse, pero si el sonido no es bueno, realmente es imposible mantener una reunión. Después de hacer otras pruebas con micros independientes y altavoces de diferentes marcas, optamos por el Freecom Internet conference phone, que permite que varias personas situadas a su alrededor se entiendan perfectamente entre ellos. Además el skype autoajusta el sonido en cada momento, de manera que cuando alguien que está lejos del micro habla, el volumen sube, y viceversa.

Para acabar, usamos una ADSL dedicada de 2 Mb a cada lado, y controlamos el tráfico en ella para evitar interferencias con un sniffer. Como podéis ver, realmente es una solución muy económica.

Como os comento, el viernes fue la prueba de fuego, cinco personas en Madrid y cinco en Barcelona, alrededor de todo el sistema que os he citado anteriormente. Y he de decir que fue un verdadero éxito, y no lo digo yo solo, sino todos los que estábamos en la reunión. La parte técnica muy bien, y la moderación de la videoconferencia por parte de Jose total. Una vez superado el primer momento de cachondeo por poderse ver los unos a los otros, realmente se consiguió el resultado deseado, una verdadera sensación de trabajo en equipo y una fluidez de ideas fantástica. Y además a la reunión acudió la diseñadora, mi amiga Sefi, y también se produjo el efecto del que había hablado en el post la implicación del diseño en la estrategia de la empresa, realmente ella aportó una visión absolutamente diferente de la de los comerciales. Creo que fue una experiencia muy buena, que va a ayudar mucho a que el equipo se sienta unido y la experiencia fluya entre ellos.

El verdadero problema de la videoconferencia es que se pierde la sensación de direccionalidad del sonido, quiero decir, en una reunión real cuando alguien habla nos llega el sonido y la dirección de donde viene el sonido. En este caso, entre las personas de un lado y otro realmente esta sensación de direccionalidad se pierde. En otro post hablaremos de cómo preparamos la reunión, y de cómo la gestionamos para que la gente de cada lado no se pise entre ellos y todo el mundo tenga su oportunidad de hablar, ya que aunque salió bastante bien, hemos de perfeccionar la técnica.

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