Bueno, como ya sabéis los que leéis este blog, me encanta ayudar a la gente a implementar el GTD. Pero no lo hago solo por la satisfacción de ver como el método se extiende, y como la gente se siente más feliz gracias a él, sino porque muchas veces, de las dudas de la gente, saco mejoras para mi propio GTD. Esto no solo se aplica al método, sino a casi todo lo que se puede enseñar. Al final se trata de problemas que la gente te plantea, y junto con ellos les encuentras una solución. Lo más fácil sería aconsejar a la gente que se lea el libro de Allen y que se creen ellos su propia implementación, pero eso no nos permitiría ver otros puntos de vista que nos enriquecen. La verdad es que las personas tenemos tendencia a pensar que lo sabemos todo, y no es así.

Hoy os voy a hablar de tres mejoras que he creado para solucionar problemas que me han planteado en estos meses de GTD. Aquí las tenéis.

  • Sincronizar la lista de tareas entre dos Outlook. Esto lo tuve que montar para mi amiga Pilar, que además ejerce de cuñada. Ella maneja dos listas de tareas, una en su ordenador del trabajo y otra en su ordenador de casa. Pero le interesaba tener las dos listas sincronizadas para poder escribirse tareas de una a otra, por ejemplo, si está en el trabajo y se le ocurre algo para hacer en casa, se crea una tarea en el trabajo y de alguna manera debería enviarse a su ordenador de casa. Para esto usé un software de yahoo que se llama autosync. Se instala en los dos ordenadores, y lo que hace es sincronizar tu lista de tareas y contactos con tu cuenta de yahoo en internet. Además este software permite crear reglas de lo que vas a enviar a yahoo, por ejemplo puedes decidir que las tareas personales de casa no se envíen a yahoo, porque no te interesa tenerlas en el trabajo. Tiene un problema, y es que solo funciona con XP y Outlook 2003.
  • Añadir contactos a las tareas. Esto lo pensamos con Raúl, un comercial de mi empresa saliente. A él le interesaba mucho poder asociar una tarea con un contacto, ya que habitualmente sus tareas están muy relacionadas con el cliente con el que está trabajando. En Outlook 2003 existe el campo para poder definir el contacto por defecto en las tareas, pero en el 2007 no se sabe por qué oscura razón los chicos de Microsoft lo han quitado. Menos mal que han puesto una opción para activarlo, te vas al menú herramientas->opciones, presionas el botón opciones de los contactos, y el pincho mostrar información de actividad de contactos en todos los formularios. Con eso ya os sale la opción de seleccionar el contacto en todos los sitios.
  • Mejorar la definición de las tareas. Esto lo aprendí de mi amiga Nina. Ella prefiere definir las tareas como el resultado a obtener, no como lo que se ha de hacer. El ver el éxito de lo que queremos obtener es mejor que el ver lo que hemos de hacer. Por ejemplo, en vez de escribir “preparar la presentación de los usuarios”, ella escribe “la presentación de los usuarios está preparada”. Parece una tontería, pero funciona.

 

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