Una de las cosas que más me gusta del nuevo trabajo es la forma como se gestionan las reuniones de implantación de ERP. Los lunes y los viernes se intenta que no haya ninguna, y los otros días las reuniones siempre empiezan a partir de las diez de la mañana. Además las llamadas telefónicas se concentran por la tarde, y se intenta desviar al máximo los contactos comerciales hacia el correo electrónico. En esta empresa se intenta que haya espacios de tiempo largo para poder trabajar, a todos los niveles.

Pienso que el mayor problema de productividad en nuestro tiempo son las constantes interrupciones en nuestro trabajo. Para las personas que trabajan es fundamental encontrar tiempo seguido para concentrarse en sus tareas. Y para los cargos directivos es aun más importante, y ese tiempo lo han de dedicar a trabajar con su equipo, lo cual es la tarea más importante de un ejecutivo. No podéis pretender discutir un plan de proyecto en 15 minutos, ni evaluar el trabajo de una persona de vuestro equipo en ese tiempo, ya que eso produce una gran decepción en esta persona. A la gente hay que darle atención, os han de sentir a vuestro lado.

Algo que podéis intentar hacer es apuntar durante un tiempo en qué gastáis vuestro tiempo. De tanto en tanto podéis revisar este log y ver qué cosas no es necesario que las hagáis, ya que no aportan demasiado para el tiempo que consumen. Habéis de ser críticos con cada entrada que tengáis en la lista, y preguntaros, ¿Qué pasaría si no lo hiciera? Y si la respuesta es nada, ya sabéis lo que debéis no hacer.

Todos nos esmeramos en planificarnos el trabajo, que es lo primero que haremos, y lo segundo. ¿Y no os pasa muchas veces que esos planes siempre se quedan en nada, simplemente son buenas intenciones? Como decía Drucker, no hemos de empezar con las tareas, sino con el tiempo. Y no hemos de empezar por planificar, sino encontrar donde se nos va el tiempo. Y eso nos permitirá controlar el tiempo y eliminar tareas improductivas. Finalmente podemos consolidar el tiempo del que dispongamos en segmentos lo más largos posibles.

En resumen, según Drucker, la efectividad viene dada por:

  • registrar nuestro tiempo,
  • gestionar este tiempo,
  • y consolidar nuestro tiempo.

Con esto deberíamos conseguir el máximo de tiempo seguido posible, y seremos mucho más efectivos en lo que hagamos. Ya he hablado alguna otra vez sobre los problemas de las interrupciones en el trabajo, intentemos controlarlas.

 

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