Anteriores: el cuerpo, la energía física, las emociones, energía de calidad.

Seguimos con la serie de entradas sobre la energía. Hoy vamos a hablar de enfocar nuestra energía. En este blog hemos hablado ya de los problemas de productividad que ocasionan las constantes interrupciones en nuestro trabajo. Parece que vemos la multitarea como una necesidad inducida por todas las responsabilidades que tenemos. Pero ya he comentado anteriormente que las distracciones son costosas, ya que un cambio de atención de una tarea a otra -responder a un coreo o atender una llamada es también un cambio- incrementa el tiempo de finalizar la tarea primaria en como mínimo un 25%. Es muchísimo más eficiente enfocarse en algo una hora u hora y media, hacer una pausa, y cambiar a otra cosa -siguiendo nuestro ciclo ultradiano, ¿recordáis?- para no perder la concentración.

No hace falta que os enumere las constantes interrupciones que nuestra “vida digital” ha introducido en nuestro trabajo. Hemos de intentar controlarlas, porque ¿realmente todas las interrupciones son por algo importante? Mi amiga Sonia, con la que me comunico muchas veces mediante chat, nunca contesta al instante, espera a acabar lo que esté haciendo para no perder el hilo. Realmente no hace falta que me conteste ya mismo, son preguntas que no lo requieren. Sefi, una compañera de mi antigua empresa, a ratos desconecta su skype para que no la molesten. Realmente tenemos tendencia a hacer un mal uso de los medios electrónicos, porque muchas veces simplemente con un email es suficiente, no necesitamos la mensajería instantánea.

Yo sin ir más lejos he desactivado todas las alertas de mi Outlook y mi skype. Ahora solo contesto los correos y los chats en los intervalos de parada entre tareas, o cuando hago cosas que me permiten cortar, por ejemplo repasar mi carpeta de spam. Se trata de acostumbrar a la gente a que si algo es realmente importante usen el teléfono, y que si no ya les contestaré cuando pueda. Y si alguien quiere hablar conmigo, quedamos a una hora y así me puedo programar.

Algo que siempre aconsejo es intentar agrupar las llamadas telefónicas. No puede ser que la gente te llame a cualquier hora del día. Algunas personas me comentan que no pueden obligar a hacerlo, ya que las personas que les llaman tendrían que modificar su ritmo de trabajo para adaptarse, por ejemplo en el caso de los comerciales que llaman a una persona de backoffice, si esta persona determina que solo le pueden llamar por la tarde, parece que los comerciales no podrían hacer visitas por la tarde, y esto les obligaría a modificar su trabajo. Yo creo que eso es un error, ya que justamente los comerciales son las personas con más flexibilidad en sus horarios, no creo que el llamar les coma tanto tiempo, y el incremente de productividad que se produciría sería muy beneficioso para ellos. Y esto se aplica a muchos otros colectivos.

Otra cosa que también he aconsejado es centralizar los contactos en una persona. Si tú centralizas las interrupciones de tu equipo, ellos serán mucho más productivos y sacarán más trabajo adelante.

También podéis aislaros para acabar tareas importantes. Por ejemplo ahora estoy preparando una presentación para una serie de reuniones de gestión del cambio en mi nueva empresa, y cada mañana me traslado a una sala de reuniones para estar tranquilo e ir avanzando.

Por último, quizás el ritual más importante que podéis hacer para enfocaros es cada noche escoger una tarea, la más importante que tengáis que hacer, y hacerla lo primero a la mañana siguiente. Y cuando digo lo primero, quiero decir que no reviséis el correo, ni el buzón de voz, como muchos hacen, antes, sino que hagais esa tarea antes que nada más. Ya veréis como a media mañana tenéis la impresión de que ya ha sido un día productivo.

La siguiente entrada sobre el espíritu, pero eso ya será el miércoles. A ver si me estabilizo un poco con los días de publicación.

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