Hacía días que no hablaba del GTD, y ya tocaba. La verdad es que si no hablo es porque mi implementación del GTD está muy estable, y poco mas se puede añadir a lo que ya tengo montado. Pero con el cambio de trabajo he necesitado alguna herramienta más, en este caso el Mindmanager usado de manera creativa, y vale la pena que os lo cuente.

El problema está con los proyectos y sus tareas asociadas. Si, ya se que los puristas que leéis este blog me podréis decir que para eso tenemos las herramientas estilo Microsoft Project, pero yo considero que son demasiado complejas de mantener para lo que yo necesito, porque están pensadas para controlar fechas, hitos, capacidades, y yo no necesito tanto. Sobre todo no necesito tener que ponerle a todo una fecha de inicio y una de final, esa tiranía no me gusta. Aun y así, necesito algo que me permita tener controladas las tareas pendientes de un proyecto, las que tengo en curso y a quien están asignadas -muchas veces a mi mismo-, y las finalizadas y su resultado, si es que lo tienen.

Lo que he hecho es crearme un mindmap para cada uno de los proyectos que tengo en marcha, con dos ramas principales, una para las tareas que deberemos hacer en la empresa, y otra para las tareas que deberá hacer la empresa subcontratada para el proyecto, si es que la hay. Cada vez que se me ocurre algo que hacer de alguno de esos proyectos, por supuesto la apunto en mi inbox para seguir con el método GTD, y cada noche, en mi revisión diaria las traspaso al mindmap que sea. Con esto tengo controladas todas las cosas que he de hacer de cada proyecto.

Como ya sabéis, el Mindmanager permite convertir topics -cada una de las entradas de un mapa conceptual- en tareas de Outlook. Pero estaría bien poder asignar directamente desde el Mindmanager los contextos -recordad, los contextos para mi son categorías-. Para eso te has de crear un text marker con el nombre categories, y crear en el todos los contextos que tengáis. Así, con drag & drop desde la lista de marcadores puedes decir que un topic es una tarea y a que contextos va a estar asignada. Recordad que yo tengo contextos para cada una de las personas de mi equipo, para saber a quien le he asignado cada cosa, y además me he creado una categoría para cada proyecto, simplemente por una cuestión de agrupamiento. Una vez hecho esto ya se puede sincronizar con el Outlook.

Para que el software recuerde las categorías que hayáis creado, guardad el mindmap como un map template, y usadlo para los nuevos archivos de este tipo.

Con esto, de una manera sencilla, controlo mis proyectos, y uso esa herramienta fantástica llamada Mindmanager. Ahora, para acabar de mejorar el tema, me estoy creando una macro que me copie los subtopics de un topic en el cuerpo de la tarea. Pero eso, ya os lo contaré otro día.

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