El diseño de los sistemas informáticos nos ha de permitir implementar la estrategia que marquemos para nuestro departamento, que ha de estar basada en la de la empresa. En mi historia profesional he tenido que plantear algunos entornos productivos, y poco a poco he ido aprendiendo de los errores, y como siempre, los libros me han ayudado, sobre todo uno llamado CIO best practices. Aquí tenéis una lista de cosas a tener en cuenta, con alguna pincelada de mi experiencia.

  • Los sistemas que diseñéis han de estar muy orientados a conseguir las metas de la compañía. Parece una tontería, pero muchas veces no se cumple, para que un cambio de sistemas tenga éxito ha de ayudar a conseguir algún objetivo del negocio. Por ejemplo, si vuestra empresa quiere fidelidad a los clientes, podéis montar una plataforma de intercambio de información con ellos, en formato EDI, XML, o lo que sea, para que sea más fácil que accedan a vosotros antes que a la competencia, con esto conseguís que les cueste menos haceros pedidos a vosotros que a los otros, o sea, los fidelizais.
  • ¿Y qué tal si usáis los sistemas para aumentar vuestra ventaja competitiva? Podéis pensar en actividades que si se pudieran hacer cambiarían la forma de hacer negocios. Poneros en el lugar de vuestros clientes y pensad que les gustaría tener, y tener muy claro que si se lo dais les aportáis valor, que al final es una de las causas más importantes por las que un cliente compra. Pensad también en maneras de hacer las cosas que puedan producir reducciones de coste. Por ejemplo, en mi empresa actual estamos arrancando un proyecto de facturación electrónica, que nos va a aportar una reducción de costes y nos va a permitir solventar una queja muy típica sobre el tiempo que tardan las facturas en emitirse que se da en el sector.
  • Los sistemas actuales tienen mucho que dar aun. Si los sistemas actuales son probadamente estables y fiables, ¿Por qué no incorporarlos a vuestra solución futura? Al final, el propósito de definir una estratégica es usar los medios que tiene la empresa -pueden ser los sistemas actuales, o por supuesto el dinero para renovarlos- para mejor conseguir sus metas. ¿Por qué no diseñar los sistemas nuevos con las mismas fortalezas que los actuales? Si os fijáis, es el proceso que sigue la naturaleza en su evolución, siempre partir de lo actual para obtener algo mejor. Pensad que simplemente substituir los sistemas actuales por unos nuevos para hacer lo mismo que se hacía, en general no va a justificar la inversión. ¿Por qué tenéis que cambiar, por ejemplo, de sistema operativo en los nuevos servidores, si el antiguo ha demostrado que funciona muy bien?
  • No todo es tecnología, también hemos de alinear los procesos de negocio para conseguir el máximo número de objetivos posibles. Y además hemos de combinarlos adecuadamente. Una buena mezcla de tecnología y proceso que pueda conseguir diferentes objetivos aumenta la probabilidad de que estos sean conseguidos. Este mix reduce la complejidad y el riesgo asociado al trabajo, y distribuye el coste en múltiples objetivos. Usar una tecnología o proceso diferente para cada objetivo multiplica el coste y la complejidad y aumenta la probabilidad del fracaso.La reusabilidad es muy importante.
  • Estructurar el diseño de la solución para que permita dividir el proceso de implementación en varios pasos. Y si además podéis hacerlos en paralelo mucho mejor. Si podéis, evitad que un objetivo dependa de otro. Con esto conseguiréis que los retrasos en alguna fase no se transmitan linealmente a la puesta en producción de la solución final. Usad personas que tengan múltiples disciplinas para que las podáis mover fácilmente entre tareas, por ejemplo a mí me gusta tener consultores que también sepan programar. Y pensad en planes alternativos por si el principal falla, o se retrasa. Tened claro que es lo que podéis dejar de implementar, y que lo obtenido sea muy satisfactorio y siga aportando valor al negocio.

Y algunas cosas que tenéis que evitar.

  • Si un proyecto o idea falla, tenéis que darle un nuevo enfoque, no lo relancéis de la misma manera porque volverá a fallar. Normalmente el equipo está tocado o bajo de moral por el fracaso, y no estarán por la labor de volver a hacer lo mismo de la misma manera. Y aprender de los errores y mejorar la solución.
  • Y sobre todo, nunca intentéis poner en práctica una solución que tenga un nivel de complejidad mayor que las capacidades de la organización. Esto es muy importante, son los proyectos que yo llamo “pan para hoy, hambre para mañana”. Pensad siempre en las personas que tenéis y lo que pueden hacer, sus virtudes y hasta donde pueden llegar. Obligaros a definir metas que sean motivadoras, pero que no dependan de la fe. Las personas del equipo han de tener confianza en sus capacidades para alcanzar un reto, no las queméis con objetivos que no son realistas.