Hace ya algunos días, Liana me dejó un comentario en la entrada Las cinco mentes de un directivo – el pensamiento analítico para que le diera algún consejo sobre cómo hacer buenos proyectos o informes. La verdad es que me he estado pensando un poco que es lo que decir sobre esto, ya que hay muy buenos textos que explican muy bien la materia. No creo que lo que Liana me pida es que haga un compendio de técnicas, y además pienso que en una sola entrada ni mucho menos podría hablar de ello -es un tema denso y complejo, por lo que he prefiero dar una serie de formas de proceder que a mí me han ido bien.

Lo primero, siempre, antes de nada, un proyecto ha de tener un fin. Y no hablo de lo que se ha de conseguir, sino del beneficio que eso va a aportar a la empresa, o a ti mismo. No tiene ningún sentido hacer cosas que por ejemplo la empresa no va a aprovechar, por muy buenas que sean. Además tu equipo ha de ver claro que eso que hace tiene un sentido, que va más allá de simplemente lo que se va a conseguir. Yo te aconsejo que hagas un estudio SWOT con tu equipo.

Lo segundo, has te de tener muy claro lo que se tiene que hacer y cómo se tiene que hacer. La fase de planificación es muy importante. Has de pensar las grandes tareas, e irlas subdividiendo hasta llegar a tareas que sean asignables a recursos. Es muy importante que las tareas finales sean asequibles y que la persona o equipo a la que se la asignes las vean como algo realizable. Y es muy importante que esta división la hagas con tu equipo, porque realmente son ellos los que van a realizar el trabajo, y estarán mucho más convencidos de lo que ha de hacer. Y piensa siempre que comerse un elefante es muy difícil, pero si lo partes en trocitos y te lo comes en muchos días, es más asequible.

Lo tercero, la sensación de avance es necesaria, por lo que has de poner hitos en el proyecto para que esto sea una realidad. Con esto consigues generar ilusión, y entregas algo de tanto en tanto.

Lo cuarto, no te has de distanciar de la entidad a la que va destinada el resultado final. Yo creo mucho en las técnicas agile ya que me han dado muy buenos resultados, y he conseguido que la personas que realmente van a recibir el producto se involucren desde el principio y hagan el proyecto tan suyo como las personas que lo están llevando a cabo. Y también te ayudará a ver si el resultado va a ser el que esperas.

Lo quinto, el control del proyecto es importante. Las reuniones semanales son importantes, y cuando se llega a la fase final, han de ser incluso diarias. Y es muy importante que lo que se hable en ellas se vaya implementando o solucionando.

Lo sexto, no hagas micromanagement. Es muy difícil que tú sepas de todo, y no puedes estar encima de todo. Lo habitual es que la gente de tu equipo sepan mas de muchas cosas que tu, y lo has de asumir y aceptar. Tú has de dirigir, decidir, mediar en los conflictos, pero ellos son los que han de darte las soluciones, porque saben mucho más que tu.

Lo septimo, has de ser realista con los plazos. Es muy difícil acertar con los tiempos de las cosas, hay demasiadas variables que pueden intervenir. Has de estar siempre encima e ir controlando las desviaciones para corregir lo que haga falta.

Lo octavo, un responsable de proyecto es eso, un responsable de proyecto. Su función principal es hacer eso, controlar y dirigir el proyecto. Es común que los responsables de proyecto hagan parte del trabajo, pero eso no ha de ir en detrimento de su función principal.

Y por último, piensa siempre en el plan B. Lo que haces puede no ir bien, te has de cubrir las espaldas y tener una salida porque al final, y ahora hablo por los proyectos informáticos, los usuarios son los que van a disfrutar o sufrir lo que tú hagas. Te has de poner en su lugar y pensar que ellos quieren hacer bien su trabajo, por lo que si algo sale mal, has de tener soluciones.

Bueno, son ideas generales, pero son los puntos que yo considero importantes. Hay muchísimos textos que te explican técnicas para planificar y controlar un proyecto, como ejemplo te pongo el Herding Chickens Innovative Techniques for Project Management que a mí me gustó mucho.

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