Posts anteriores: ¿Y mi lista de tareas? Como la gestiono con el método «getting things done», Como gestiono yo mi revisión diaria del inbox en el «getting things done», Las siguientes acciones en el «getting things done», Como escoger el inbox en el «getting things done», El flujo de trabajo del método «getting things done», Método «Getting Things Done, the art of stress-free productivity» para el control de tus tareas.
Lo primero es definir un proyecto en el GTD. Para Allen, un proyecto es un resultado deseado que requiere más de una acción para ser completado. La verdad es que esta definición no tiene nada que ver con la que tenemos los ingenieros de proyecto, con fechas, recursos, tareas, sub tareas, caminos críticos, un GANTT, el MS Project, etc.
O sea, que al final se trata de una lista de tareas que se han de realizar en un orden determinado. ¿Cómo lo gestiono con el Outlook? Al principio usé el campo «Organización» que se encuentra en la pestaña de detalles de las tareas y me cree una vista organizada con ese campo. Este enfoque tenía varios problemas:
- El campo «Organización» no tiene nada que ver con un proyecto. Los que trabajamos con ERP ya sabemos lo difícil que es añadir un campo a una tabla de base de datos de un programa de gestión, y siempre intentamos buscar algún campo que no se haga servir para nada y que podamos usar para nuestros propósitos. Pero no me acababa de convencer para el GTD.
- ¿Cómo indicamos el orden de las tareas? Al fin y al cabo tenemos una lista de ítems, pero el Outlook no nos permite darle un orden de manera fácil. Se podría hacer usando otro campo de la tarea, forzando su significado; o podríamos añadir delante del título de la tarea un numerador para que ordenando por ese campo nos salgan como queremos. Pero ningún método me acababa de convencer.
- ¿Cómo indicamos la siguiente acción? Al fin y al cabo tenemos una lista de tareas sin concluir, y sin orden. Por lo tanto deberíamos marcar de alguna manera cual es la siguiente acción, por ejemplo con una categoría, y modificar la vista para que solo nos muestre las tareas con dicha categoría. Y cada vez que finalizamos una tarea tendríamos que ir al proyecto e indicar la siguiente tarea… Demasiado complicado.
Como no me convencía demasiado esta manera de actuar, pensé en montarme alguna macro que me permitiese gestionar bien este tipo de proyectos. Pensé que la mejor manera de representar los proyectos es con una sola tarea de Outlook que contenga todas las sub tareas, y de alguna manera que estas se vayan alternando hasta que estén todas finalizadas. A continuación os explico cómo lo he hecho.
En el cuerpo de la tarea añado un bloque de texto con el siguiente formato:
Titulo largo del proyecto y resultado a obtener
[acciones]
-Primera acción a realizar|Contexto de la acción
-Segunda acción a realizar|Contexto de la acción
-Tercera acción a realizar|Contexto de la acción
[fin]
Al principio del post tenéis una captura de cómo queda esto en una tarea.
Tengo también una macro con el siguiente código en visual basic:
Sub Sig_Accion()
On Error GoTo SigAccionError
Dim myOldTaskItem As Outlook.TaskItem
Set myOldTaskItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
myOldTaskItem.Save
cuerpo = myOldTaskItem.Body
If Len(cuerpo) > 0 Then
idx = InStr(1, LCase(Trim(cuerpo)), "[acciones]", 1)
If idx > 0 Then
i = idx
j = InStr(i, cuerpo, Chr(13) & Chr(10), 1)
i = j + 2
j = InStr(i, cuerpo, Chr(13) & Chr(10), 1)
Do While j > 0 And LCase(Trim(linea)) <> "[fin]"
linea = Mid(cuerpo, i, j - i)
If Left(linea, 1) = "-" Then
k = InStr(1, linea, "|", 1)
myOldTaskItem.Subject = Mid(linea, 2, k - 2)
myOldTaskItem.Categories = Mid(linea, k + 1)
myOldTaskItem.Body = Mid(cuerpo, 1, i - 1) & "+" & Mid(linea, 2) & Mid(cuerpo, j + 1)
myOldTaskItem.Close olSave
Exit Do
End If
i = j + 2
j = InStr(i, cuerpo, Chr(13) & Chr(10), 1)
Loop
If j = 0 Or LCase(Trim(linea)) = "[fin]" Then
myOldTaskItem.Complete = True
myOldTaskItem.Close olSave
End If
Else
myOldTaskItem.Complete = True
myOldTaskItem.Close olSave
End If
End If
Exit Sub
SigAccionError:
MsgBox "Error " & Err.Number & " (" & Err.Description & ") en procedure SigAccion"
End Sub
Esta macro lo que hace es copiar la primera línea que se encuentra entre [acciones] y [fin] en el título de la tarea y la categoría (recordad que las categorías de Outlook es mi forma de representar los contextos) y la marca con un carácter +. Cuando finalizo esta primera acción, vuelvo a ejecutar la macro y me copia la segunda línea, y así sucesivamente hasta que se han acabado las líneas, y entonces la macro marca la tarea como finalizada.
Con esto tengo una manera sencilla y potente de gestionar mis proyectos sencillos con el GTD. Otro día os hablaré de cómo gestiono mis proyectos complejos, y como uso el mindmanager para hacer «lluvia de ideas» para obtener todos los pasos de un proyecto.
Entiendo que todo lo que he explicado hoy es complejo, requiere un conocimiento avanzado, por lo tengo unas instrucciones para instalar la macro en el Outlook, crear el botón correspondiente, etc., que uso con la gente que ayudo con el GTD. Si las queréis, dejadme vuestro correo en los comentarios y os las envió.
NOTA: El wordpress hoy está jugueton, y no me deja insertar correctamente la imágen. Lo seguiré intentando, hasta que lo consiga. Mientras tanto, os he puesto un vínculo al inicio
Me gusta mucho la solución que has encontrado para representar un proyecto con una sola tarea. ¿Hay alguna manera de volver atrás si nos hemos equivocado al pulsar el botón que ejecuta la macro?
Gracias
Jordi
Pues no directamente. Lo mas fácil es substituir el «+» que la macro pone delante de la línea por un «-» y volver a ejecutar la macro. Al fin y al cabo está todo en el cuerpo de la tarea.
Aunque hacer una macro que deshaga lo hecho tampoco sería muy difícil. Me lo pongo en el contexto «¡Algun dia»
Tengo una duda ¿como solucionas un proyecto con varias tareas en curso? Por ejemplo: estoy esperando un presupuesto pero tengo que hacer una llamada para pedir otro.
Gracias
Juan Antonio
Bueno, yo normalmente pido todos los presupuestos de golpe y espero a que me vayan contestando. Es por el tema de los contextos, agrupo tareas que se pueden hacer juntas una detras de otra.
obtengo un error de compilacion al usar esta macro, la uso el Outlook 2007, el error creo que me indica que es en la siguiente linea:
idx = InStr(1, LCase(Trim(cuerpo)), “[acciones]“, 1)
Buenas, Enric.
Lo primero, vaya fotos mas fantasticas que tienes en tu blog. Preciosas de verdad.
Sobre el error, supongo que es un problema con las comiilas. Al pegar el código, el windows substituye las comillas simples, las que estan sobre el 2, por las comillas de abrir y cerrar. Prueba a escribir tu las comillas a mano y cuentame si te funciona, yo estoy usando la macro hace ya bastante y no tengo problemas.
Gracias por tu comentario sobre mi pblog, puedes pasar por alli siempre que quieras.
En cuanto a la macro, ya me funciona, se ejecuta pero lo unico que hace es marcarse como completada y no actualiza nada.
tengo la siguiente tarea de prueba
[acciones]
-Acción a realizar1 | @Calls
-Acción a realizar2 | @Computer
[fin]
nombre actual: acción a realizar1
categoria actual: @calls
ejecuto macro, y la marca como completada
respecto a esto
«Entiendo que todo lo que he explicado hoy es complejo, requiere un conocimiento avanzado, por lo tengo unas instrucciones para instalar la macro en el Outlook, crear el botón correspondiente, etc., que uso con la gente que ayudo con el GTD. Si las queréis, dejadme vuestro correo en los comentarios y os las envió.»
Seria fantastico si me lo pudieras enviar al correo que aparece con mi comentario.
Saludos y definitivamente una web estupenda !
Te agradezco montones la orientación, pero siendo yo un usuario no muy avanzado me podrías enviar el material referido a la macro.
gRacias por tu apoyo
Utilísimo…no tengo ni idea de trabajar con macros pero al final me las he apañado para hacerlo funcionar y la verdad es que es muy bueno…mi sistema de gestión de proyectos en Outlook estaba basado en una carpeta del tipo tarea de la que iba copiando las tareas enb la carpeta «corriente»… una carpeta para cada proyecto…pero esto le da mil patadas… voy a explorar que más tienes por ahí para incorporarlo a mi sistema…saludos
Hola de nuevo… acabo de repasar tu blog…ya lo hice cuando empecé con esto de GTD, pero ahora, que ya tengo algo de experiencia me ha sido de mucha más útilidad. Mencionas aqui que algún día explicaras como gestionas los proyectos complejos, ¿Te refieres al artíulo de gestionar poryectos con Mind Manager? o ¿es similar o lo que presentas en este artículo?… lo digo porque desde aqui, con tu permiso, te hago una petición de artículo para que nos enseñes como llevas a cabo, por ejemplo, lo de tener en la lista de siguientes acciones varias tareas del mismo proyecto (teniendo en cuenta el método que útilizas con este macro)…saludos
Buenos días Jordi,
Encantado de conocerte y seguir tus fabulosos comentarios sobre el metodo GTD, estoy empezando a implementarme el metodo (de momento no me va mal, estoy notando bastante eliminación de estress mental que no es poco) pero poco a poco quiero irlo mejorando.
Estaba interesado si pudieses pasarme las instrucciones para aplicar la Macro de siguientes acciones que tienes, y quería saber si no interferira con ClearContext ya que yo también lo tengo instalado y no me deja elegir otro tipo de formulario de tareas que no sea el predeterminado de Outlook 2007.
Gracias por adelantado Jordi.